Eksempler på Microsoft Project Plans

Microsoft Project, Microsofts projektstyringssoftware, er en omfattende softwarepakke, der giver mulighed for fuld og nem projektovervågning gennem udvikling af projektplaner. Disse planer gør det muligt for ledere at etablere projektopgaver og milepæle, tildele ressourcer, identificere opgaveafhængigheder og estimere fasevarigheder, hvilket gør softwaren til et nyttigt værktøj til flere former for projekter, fra konstruktions- og marketingprojekter til fremstilling og kunstneriske bestræbelser. Suiten giver ledere mulighed for at organisere sig og forventer komplikationer på tværs af alle sådanne eksempelprojekter.

Oprettelse af opgaver til Marketing Project Plan

Nye projekter kan virke temmelig skræmmende i starten, med ambitiøse og fjerntliggende mål som tilsyneladende næsten uopnåelige. Microsoft Project hjælper imidlertid med at opdele store projekter i sæt af mindre opgaver, hvilket gør projektet langt lettere at håndtere og implementere. I et hypotetisk tilfælde af en webmarkedsføringskampagne ville en projektplan opdele kampagnen i dets bestanddele, såsom søgemaskineoptimering, social media marketing, hjemmeside redesign og tilknyttede programmer. Hvert af disse brede områder kan yderligere opdeles i mindre opgaver, som f.eks. "Forberede markedsundersøgelser på konkurrerende websteder", "få et citat for nyt websted" og "komplet mock-ups af nyt design" under webstedets redesign sektion. Microsoft-projektet giver også brugere mulighed for at "indent" og "outdent" opgaver for at skabe et hierarki af betydning for det overordnede projekt og kalder det færdige sæt af alle opgaver "arbejdsopdelingsstrukturen."

Tildele ressourcer til filmprojektplan

Når et projekt er opdelt i dets opgaver, giver Microsoft Project brugere mulighed for at tildele ressourcer til hver opgave. Ressourcer omfatter alt fra finansielle aktiver til udstyr og medarbejdere. For at bruge et filmprojekt som et eksempel, ville projektplanen tildele forskellige kameraer og optagelsesudstyr, budgetter og teknikere til hvert sæt eller skydeplacering, hvor hver opgave ville være en opgave med egne tildelte ressourcer. Denne organisatoriske ordning giver projektledere bedre mulighed for at visualisere deres ressourcebehov, distribuere tilgængelige ressourcer effektivt og budgettere i overensstemmelse hermed.

Estimering af opgavevarigheder for fremstilling

I tilfælde af et fremstillingsprojekt, hvor en anlæg lige har modtaget en ordre på 800 flashbulbs, indeholder en komplet projektplan også skøn over, hvor meget arbejde der skal udføres for at afslutte projektet og projektets forventede varighed til levering. Hvis det tager en time at producere en flashbulb, kræver projektet 800 timers arbejde, arbejdskravet til projektet. Projektets varighed bestemmes derefter af ressourcetildelingen til arbejdet. Hvis 10 medarbejdere, der arbejder hver otte time, deltager i projektet, producerer fabrikken 80 flashbulbs om dagen, og hele projektets varighed vil være 10 arbejdsdage. Disse projektplan estimater bidrager til at bestemme virkningerne af forskellige ressourceallokeringer og giver mulighed for rettidig projektlevering.

Identificere opgave afhængigheder i byggeprojektplan

Ikke alle opgaver kan gennemføres samtidigt i de fleste projekter. I tilfælde af et byggeprojekt kan tømrere f.eks. Ikke installere vinduerne i et hus, før bygherrer har gennemført væggene rundt om vinduerne. Disse relationer kaldes "afhængigheder" i Microsoft Project, og projektplanen giver dig mulighed for at repræsentere disse relationer gennem et visuelt gantt-diagram. I det væsentlige tager et gantt-diagram de angivne varigheder af hver opgave, og hver gang brugeren har angivet en afhængighed mellem faser, organiserer opgaverne for at gøre det klart, at man ikke kan starte, før det sidste er gennemført. Denne sekventielle organisation giver ledere mulighed for at forudse potentielle forsinkelser og udarbejde en realistisk tidsplan for et projekt med mange afhængigheder. For at vende tilbage til eksemplet, hvis vægafslutningen tager fire uger og er en nødvendig forudsætning for to ugers proces med installation af vinduer, tager den fulde proces seks uger, og enhver forsinkelse i den første opgave vil resultere i en lignende forsinkelse i sekund.