Sådan Fix Faktura Fejl

Fakturafejl sker, og de fleste klienter forstår processen med at rette op på disse fejl, så længe det ikke er for kompliceret og ikke forekommer for ofte. Uanset om du fakturerer kunder elektronisk eller på papir, skal du rette fejlfakturerne hurtigt og kommunikere tydeligt om ændringerne og, hvis det er relevant, årsagerne bag dem. Tilsvarende skal du være klar og professionel, når du beder en sælger om at rette en fejl på en faktura udstedt til din virksomhed, mens du retter dine bemærkninger mod at adressere den specifikke fejl.

Elektroniske fejl

Når du får en elektronisk fakturafejl, inden du sender fakturaen til kunden, kan du bare rette op på problemet i dit eget system og derefter udskrive og udstede en anden faktura uden at kunden nogensinde har kendskab til det. De fleste faktureringssystemer justerer saldi og beløb, der skal betales, baseret på justeringen, uden at det endda vises på den endelige faktura, at der er foretaget en ændring. Hvis du allerede har udstedt fakturaen, men kunden ikke har betalt, skal du sende en venlig e-mail eller foretage et høfligt telefonopkald, der forklarer fejlen, og derefter udstede en ny faktura. Hvis kunden allerede har betalt, foretag en korrektion justering på en fremtidig faktura eller udsted en anden faktura eller kredit korrigere fejlen.

Håndskrevne fakturafejl

Du kan rette en fejl på en håndskrevet faktura ved blot at krydse det forkerte nummer og skrive i det rigtige beløb. Din faktura vil dog se mere professionel - selvom den er håndskrevet - hvis du starter med en ny faktura. Gem en kopi af den annullerede faktura, hvis dine fakturaer er nummereret for at dokumentere sekvensgabet. For at rette en fejl på en håndskrevet faktura, du allerede har givet til en kunde, skriv en rettet udgave, mail det med en note, der forklarer korrektionen, og opbevar kopier af både de forkerte og korrigerede fakturaer.

Tilbagevendende fakturafejl

En virksomhed, der gentager fakturafejl, såsom mangelfuld tilsætning eller forkerte priser, har mest sandsynlige systemiske problemer bag fejlene. Identificer kilden til de tilbagevendende fejl, som f.eks. Manglende opdatering af prisoplysninger regelmæssigt og adresser det på et systemisk niveau. For eksempel, hvis dine fakturaer gentagne gange angiver en pris for et enkelt emne, når de skal angive en sagspris, skal du tinker med elementlisten for at præcisere sondringen mellem de to muligheder.

Fakturafejl fra leverandører

Når du finder en fejl på en faktura, som en leverandør har givet til dig, skal du rette beløbet på din regning eller betalingstub og give dokumentation for korrektionen, når du foretager din betaling. Ofte er fejlene indlysende og har ringe eller ingen forklaringer, som f.eks. En pris eller en mængde, der modsiger pakken. Når fejlen indebærer en stor sum eller kræver yderligere forklaring, ring eller email firmaets bogholder for at løse problemet.