Sådan forklares afvigelser i månedlige årsregnskaber

Virksomheder bruger variansanalyse til at sammenligne ændringer i finansielle præstationer fra en måned til den næste, eller måske fra et kvartal til et andet eller år til år. De faktiske økonomiske resultater sammenlignes typisk med et budget, eller et budget sammenlignes med en prognose. Denne sammenligningsproces og de heraf følgende afvigelser hjælper ledelsen med at identificere problemer, undersøge spørgsmål og foretage ændringer hurtigt. Sammenligning af en måneds præstationer til en anden giver en vis indsigt i sammenstillingen af ​​en trendlinie, der sammenligner flere måneders data side om side, kendt som "horisontal analyse", kan afsløre pludselige ændringer lettere.

Samling af dataene

Når du sammenligner finansielle data fra to forskellige måneder, har du den første måned i en kolonne, den anden måned i den næste kolonne, og den tredje kolonne viser den resulterende forskel eller varians mellem de to første kolonner. Virksomheder foretager typisk denne type analyse i resultatopgørelsen. Hvis du f.eks. Sammenligner budgetdata med den faktiske ydelse, har du muligvis budgetteret denne måneds salg på $ 10.000. Dit faktiske salg kom ind på $ 8, 000, så du har en budget-til-faktisk variance på $ 2.000.

Positive afvigelser

En budgetvariation er positiv eller positiv, når de faktiske indtægter er højere end budgetforventningerne, eller udgifterne er lavere end budgettet. Du analyserer disse afvigelser på måder, der relaterer direkte til linjeposten. Hvis du f.eks. Finder en positiv salgsafvigelse, undersøger du om det skyldes højere end forventede salgspriser, større salgsvolumen eller en mere rentabel blanding af produkter, der købes af dine kunder. For de faktiske omkostninger, der ligger under budgeten, vil du undersøge og forstå, om årsagen er en engangs eller sjælden begivenhed, om dit budget var baseret på dårlige antagelser eller om din virksomhed fandt en måde at løbende reducere omkostningerne på., blandt andre mulige forklaringer.

Negative afvigelser

Negative afvigelser skyldes, at salget falder under budgeten, eller udgifter overstiger budgettet. Både positive og negative afvigelser kan skyldes enten kontrollerbare interne begivenheder eller ukontrollable, ofte eksternt drevne begivenheder. Afhængigt af virksomhedstype, som f.eks. En servicevirksomhed i forhold til en virksomhed, der fremstiller et produkt, kan du muligvis udføre variansanalyse på kun nogle få af de mest relevante linjeposter i resultatopgørelsen. Eksempelvis kan en fabrikant fokusere på afvigelser i opgørelseskøbsprisen eller materialeudbyttet, mens et servicebaseret firma måske ser mere ud på dens arbejdseffektivitetsvariation.

Forklarer resultaterne

Variansanalyse fungerer godt som et redskab til at advare ledelsen til potentielle forretningsproblemer, der kan påvirke salg eller omkostninger. Brug objektivt, præcist, direkte og unemotional sprog til at præsentere og forklare afvigelser, fordi det bliver svært at identificere det præcise problem og den rette løsning, hvis man bliver overdrevent involveret i detaljerede forklaringer.

Brug en konsekvent præsentation, som f.eks. Angivelsen af ​​variansen, årsagen bag den og den deraf følgende potentielle eller faktiske effekt på virksomhedens præstationer. Uanset om du sammenligner en måned med faktiske resultater til et andet eller budget til faktiske resultater, gør det en forskel. Hvis du undersøger en budget-til-faktisk variance, pas på forskelle, der skyldes dårligt lavede budgetmæssige antagelser eller intern virksomhedspolitik, der får budgetmålene til at blive angivet i mere gunstige, men mindre realistiske termer.