Sådan dokumenterer du negative begivenheder på arbejdspladsen

Forsøg på at forsvare en fejlagtig opsigelse, chikanering, diskrimination eller anden retssag uden bevis for negative arbejdsulykker eller tidligere medarbejderhandlinger eller adfærdsmønstre kan svække din evne til at forsvare din lille virksomhed i retten. Forsikringsselskaber kan muligvis undgå at betale krav, hvis du ikke kan dokumentere forekomster af negative begivenheder på dit forretningssted, som f.eks. Udstyrsfejl, tyveri eller hærværk. At oprette en virksomhedshåndbog, formidle den til medarbejdere og have et system til at verificere insubordination, chikanering eller andre tilfælde af negativ medarbejders adfærd, samt negative fejlbegivenheder, vil hjælpe dig med at undgå de juridiske problemer, der kan opstå som følge af en retssag fra en medarbejder og forhindre mislykkede forsikringsanmodninger.

1.

Opret en skriftlig virksomhedspolitik, der dækker adfærd som attendance, pauser, kjole, chikane, dating, sladder, fysisk kontakt, stofmisbrug, tyveri, sikkerhedsbrud, parkering og brug af udstyr af personlige årsager. Medtag din politik til at rapportere og reagere på klager. Skab en skriftlig politik for rapportering af ulykker og andre negative hændelser, uanset om de involverer medarbejdere og uanset om der er fejl hos dem. Giv dokumentet til en advokat eller menneskelige ressourcer professionelle til at gennemgå.

Distribuere kopier af din politik til medarbejdere og få dem til at indsende, enten via e-mail eller skriftligt, bekræftelse på, at de har læst, forstået og accepteret vilkårene i din politik. For skriftlige anerkendelser kræves en underskrift, titel og dato. En email vil vise medarbejderens returadresse og dato og klokkeslæt sendt.

2.

Mød med medarbejdere involveret i en negativ hændelse, når man opstår. Har en neutral, tredjeparts medarbejder vidne til mødet, hvis det indebærer et medarbejderproblem. Lyt til rapporterne om hændelsen og bede hver involveret part at dokumentere et svar skriftligt sammen med sin underskrift og datoen. Bed nogle vidner til begivenheden for at sætte, hvad de så eller hørte skriftligt og til at underskrive og dater deres notater.

Hvis hændelsen ikke involverer en medarbejder, såsom vandalisme i dit lokaler, tyveri eller maskinfejl, der beskadiger din ejendom, skal den person, der udfylder rapporten, inkludere så mange detaljer som muligt, herunder dato, klokkeslæt og andre relevante fakta. Hvis andre medarbejdere er vidne til begivenheden, så spørg dem om at underskrive og afslutte rapporten. Send en politirapport, når du mener, at en hændelse kan være kriminel.

3.

Beslut om en handling og konsultere med en advokat eller personale, der er professionel til at diskutere lovligheden af ​​dit svar på en personskade. Mød med medarbejderen og giv dit svar skriftligt til hændelsen. Lad medarbejderen læse dit svar, hvilket skal omfatte enhver handling, du tager, og få ham til at underskrive og date den. Har en neutral, tredjeparts medarbejder vidne til mødet.

4.

Sæt alle dokumenter om medarbejderhændelser i medarbejderens personaledokument og opbevar dem i den tid, hvor medarbejderens tid er i selskabet og i mindst et år bagefter, hvis medarbejderen sagsøger selskabet, efter at han forlader din ansat.

Gem ikke-fejldokumenter i en separat fil. Diskuter med din advokat, hvis du skal sende kopier til din udlejer eller forsikringsselskab.