Retningslinjer for etablering af indkøbssystemer og -organisation

At få produkter eller tjenester til den bedste pris er essensen af ​​indkøb. Mens indkøb kan ske i enhver skala, etablerer offentlige processer og virksomheder ofte indkøbssystemer. Når du arbejder i større målestok hjælper et indkøbssystem og organisation med at holde konkurrencen om forretninger mere retfærdig, sikrer omkostningseffektivitet og hjælper med at evaluere risici.

Vurdering

Ved etablering af indkøbssystemer og organisationsretningslinjer er det vigtigt at inkludere vurderingsmetoder ved hjælp af et struktureret format. Vurderinger hjælper med at evaluere et indkøbssystem for at liste sine svagheder og styrker i overensstemmelse med præstationsindikatorer. Desuden diskuterer de begrænsningerne i et indkøbssystem, så det forbliver konkurrencedygtigt og følger de korrekte procedurer. Vurderinger kan omfatte en prognosticeringsproces, budgettering, identifikation af nødvendige oplysninger til indsamling, identificering af interessenter for eventuelt at interviewe og undersøge politikker og regler.

principper

Oprettelsen af ​​principper i et indkøbssystem og organisation hjælper med at forhindre svig og sammensværgelser. Gode ​​principper for at ansætte omfatter ansvarlighed, gennemsigtighed og fair konkurrence. Ansvarlighed hjælper med at sikre, at en virksomheds interesser, såvel som de af sine samarbejdspartnere, altid overvejes. Gennemsigtighed gennem handling af korrekt dokumentation hjælper med at vise, at indkøbsmetoderne var sunde. Fair konkurrence hjælper med at danne grundlag for en fælles grund for alle tilbudsgivere, så man ikke kan påvirke udfaldet af en indkøb uden at tilbyde gunstige vilkår. Virksomheder og offentlige organer kan også ønske at inddrage brugen af ​​teknologi til at strømline indkøbsprocessen samt give offentligheden eller interessenterne mulighed for at overvåge processen og gennemførelsen af ​​indkøb.

Metoder

En virksomhed bør altid angive acceptable indkøbsmetoder i sine retningslinjer. Mens den mest almindelige indkøbsmetode er konkurrencedygtig, kan den også omfatte direkte kontrakter, gentage forretninger med en virksomhed, der vandt et tidligere indkøbsbud og shoppe rundt til den bedste pris.

Procurement Steps

Efter etablering af accepterede indkøbsmetoder bør en virksomhed angive de passende skridt til at tage for at købe varer eller tjenester. Disse trin kan omfatte identificerende leverandører, der kan imødekomme virksomhedens krav, kontakte leverancerne for forslag og gennemgå de potentielle leverandørers politikker og praksis. Når en virksomhed modtager et acceptabelt bud, kan det begynde at forhandle en kontrakt for at starte kontraktens opfyldelsesproces. Indkøbssystem- og organisationsretningslinjer skal indeholde indkøbsmiljøer til dokumentation, begrundelse for kontraktfornyelse og foretrukne betalingsmetoder.