Fem fælles funktioner i et internt kontrolsystem for erhvervslivet

En uheldig virkelighed i erhvervslivet er, at virksomheder, store og små, skal være på udkig efter bedrageri. En af de måder du kan gøre, er gennem et intern kontrolsystem, der henviser til de trin, din virksomhed kan tage for at opdage og afskrække svigagtige aktiviteter af ledelse og medarbejdere. Processen starter med en vurdering af dine risikofaktorer, inden du beslutter, hvilke skridt du kan tage for at reducere svigrisikoen.

Tip

• Et internt kontrolsystem beskytter mod chefer og medarbejdersvindel hos en virksomhed og omfatter fokus på ledelsesintegritet, medarbejderkompetence, arkivering, diskrete opgaver og andre systembeskyttere.

Kommunikere ledelsesintegritet

Den moralske karakter af ledere i din virksomhed angiver den overordnede tone for arbejdspladsen, men specifikke procedurer er nødvendige for at formidle forventninger til den rigtige måde at drive forretning på. Ledelsens integritet kommunikeres til arbejdstagere gennem medarbejderhåndbøger og procedurehåndbøger. Disse samme publikationer giver også medarbejdere den nødvendige uddannelse af virksomhedspolitikker og forventede adfærd. Ledelsens håndhævelse af politikker vedrørende finansiel sikkerhed og undgåelse af svig er imidlertid den vigtigste indikator for en organisations engagement i et vellykket internt kontrolsystem.

Vedligeholdelse af kompetent personale

Rekruttering og fastholdelse af kompetent personale hjælper en virksomhed med at registrere regnskabstransaktioner fra år til år ved at sikre konsistens. En dårligt uddannet revisor kan for eksempel lave ukorrekte indlæg, der kan være uskyldige fejl eller kunne udgøre svig. I begge tilfælde skal de fejlagtige poster undgås, når det er muligt.

Opbevaring af medarbejdere øger sammenligneligheden af ​​regnskaber fra år til år. Endvidere øges revisors tillid til de underliggende regnskaber, da han overholder pålideligheden af ​​organisationens personale. Dette reducerer igen en revisors vurdering af risikoen for væsentlig fejlinformation i virksomhedens regnskab.

Segregation af Pligter

Korrekt adskillelse af pligter er et kritisk element i intern kontrol, fordi det reducerer risikoen for fejl og uhensigtsmæssige handlinger. Et effektivt system adskiller autoritative, regnskabsmæssige og varetagelsesfunktioner. For eksempel åbner en medarbejder indgående post, en anden forbereder indskudssedler til daglige kvitteringer, mens en tredje indbetalingskvittering i banken. Denne form for adskillelse af arbejdsopgaver forhindrer enhver enkelt medarbejders mulighed for at misbruge indkomne midler.

Records Vedligeholdelse

At opbevare passende registreringer sikrer, at der findes dokumentation for hver forretningstransaktion. Records management involverer opbevaring, beskyttelse og til sidst at ødelægge håndgribelige eller elektroniske optegnelser. Systemredundans er vigtig; En passende backup forhindrer en medarbejder eller ledere i at skabe fantomtransaktioner i de underliggende regnskaber. Et godt rekordstyringsprogram reducerer driftsomkostningerne, forbedrer effektiviteten og minimerer risikoen for retssager.

Fysiske og immaterielle sikkerhedsforanstaltninger

Sikkerhedsforanstaltninger sikrer uautoriseret personale adgang til værdifulde selskabsaktiver. Beskyttelsesforanstaltninger er fysiske, såsom låse på døre eller immaterielle, såsom adgangskoder til computerprogrammer, og er et nødvendigt element i en organisations interne kontrolsystem. Mange virksomhedsejere beskytter instinktivt lager, kontanter og forsyninger. Imidlertid er blanke checks, firma brevpapir og underskrift frimærker elementer, der kræver beskyttelse, men er ofte overset.