Faktorer af effektiv kommunikation

Som ejer af små virksomheder har du seks kilometer lange dage, og du har dårlige dage, hvor du nyder hvert minut, og dage du vil slutte kl. 14. Så meget som du kan omfatte uforudsigelighed af Det daglige liv som en lille virksomhedsejer, den eneste ting du kan regne med at være forudsigelig er, at du forventes at kommunikere hver eneste dag - med medarbejdere, kunder, leverandører, salgsrepræsentanter, samfundsgrupper, embedsmænd og samlede fremmede. Du vil blive regnet med og bedømt af din evne til at kommunikere med ord - dem du verbaliserer mundtligt, plus dem, du sender i tekstbeskeder, reklamer og sociale medier, samt dem, du skriver i e-mails, breve og præsentationer.

Du må måske ikke tænke på dig selv som en "master communicator" - måske ikke engang tæt. Men da så mange rides på din evne til at kommunikere effektivt, er det afgørende, at du polerer dine kommunikationsevner - en klog investering af tid, der vil bidrage til at sikre dig, at du forstås mindst det meste af tiden og igen forstår de omkring dig. For at gennemføre denne øvelse korrekt, her er nogle faktorer, der fremmer effektiv kommunikation:

• Tag det fra toppen, og opdatér din viden om de trin, der er involveret i alle former for kommunikation.
• Omslutte værdien af ​​aktiv lytning.
• Vurder hindringerne for effektiv kommunikation, så du kan overvinde dem.

Hvis du gør det, vil du fordybe dig med den dygtighed og selvtillid, du har brug for til at tjene som mester i dit lille forretningsunivers.

Følg kommunikationsprocessen

Som virksomhedsejere taber du sandsynligvis alle de faktorer, der involverer kommunikation, der finder sted på en given dag. Men de fleste vil sandsynligvis blive styret af et formål, som for eksempel:

• Indsend information Udvekslingsoplysninger Lav en forespørgsel
• Lodge en klage
• Overtale Løs et problem Afstem en forskel * Underholde

Uanset hvad dit mål er, er de trin, der er involveret i alle former for kommunikation, grundlæggende de samme. Det kan hjælpe med at visualisere de seks trin i en cirkel - den ene efter den anden - eller en lineær sekvens fra venstre til højre:

• Afsender udvikler en ide. Alle meddelelser begynder med at konceptualisere en ide. Hvis du ikke havde nogen begrundelse, ville du ikke have nogen grund til at kommunikere.
• Afsenderen formulerer meddelelsen. En idé skal så blive sat i ord; du er nødt til at bestemme, hvordan du vil udtrykke dig selv. Kommunikationsspecialister kalder denne "kodning". Det kan være det vanskeligste trin - og en der kræver flere revisioner, indtil du er sikker på at du har det rigtigt.
• Afsender vælger et medium til meddelelsen. Som en lille virksomhedsejer står du over for valg, som dine forgængere aldrig har haft til deres rådighed, takket være teknologien. Dette er delvis hvorfor dette skridt fortjener omhyggelig overvejelse. Kommunikation fra ansigt til ansigt kan ofte forhindre den type fejlkommunikation, der kan forekomme i e-mails og især tekstbeskeder. * Afsenderen sender meddelelsen, så den kan rejse over det valgte medium. Med dette trin er afsenderens rolle fuldstændig.
• Modtageren modtager og afkodes meddelelsen. Dette er det skridt, der kan fyldes med udfordring - netop hvor disse hindringer og hindringer og andre faktorer for kommunikationsforstyrrelser er mest tilbøjelige til at overflade. Effektiv kommunikation kan ikke forekomme, medmindre afsenderen og modtageren giver samme mening til en besked.
• Modtageren giver feedback. Feedback afsluttes kommunikationsprocessen, men ikke altid venligt. Mens hver afsender ønsker positiv feedback, er det faktum, at forvirret, omstridende eller vred tilbagemelding giver mulighed for at broere kommunikationsforskelle, forudsat at tovejs kommunikationen mellem afsender og modtager forbliver ærlig og oprigtig.

Hone dine aktive lyttefærdigheder

Hvis det sidste punkt har rørt skeptikeren i dig, så tænker du sandsynligvis på en situation, hvor en forvirret, omstridt eller vred udveksling sluttede dårligt. Ikke kun var kommunikationen ineffektiv; det var også splittende.

Grundårsagen? Sandsynligvis, dårlige lyttefærdigheder hos afsenderen eller modtageren. Det dømmer effektiv kommunikation hver gang, og det hjælper ikke det:

• Så langt tilbage som klasseskolen, er eleverne anklaget for at "ikke være opmærksom", hvis de bliver fanget fidgeting eller synes distraheret. Men at være opmærksom og lytte er to forskellige ting, og amerikanske skoler lærer ikke eleverne hvordan man bliver bedre lyttere.
• Hørelse og lytning er også to forskellige færdigheder. * Høring garanterer forståelse ikke mere end end at se garantier for at se.
• De fleste mennesker foretrækker at tale snarere end at lytte, ofte bare bide deres tid som en anden taler, så de kan klare sig ind.

Før du tager et nærmere kig på nogle af de mest almindelige hindringer og hindringer for effektiv kommunikation og hvordan man kan overvinde dem, skal du overveje den ene færdighed, som kan gavne dig (som alle iværksættere) mest af alt: aktiv lytning.

Ligesom du sandsynligvis har slået sider af en bog på en ny måde, når du har slået din aktive læsning i færdigheder på college, kan du nå nye niveauer af forståelse, når du finpudser dine aktive lyttefærdigheder. Det er modsat af "passiv lytning", som f.eks. Når du lytter til et baseballspil på en lav volumenradio, mens du foretager klientopkald. University of Minnesota beskriver aktiv lytning som:

• "... giver fuld opmærksomhed på, hvad andre mennesker siger, tager tid til at forstå de punkter, der bliver lavet, stiller spørgsmål som passende og ikke afbryder på upassende tidspunkter."

Aktiv lytning er en lært færdighed, som gør det yderligere overraskende, at det ikke læres i elementær, mellem, gymnasium og college. Det kræver praksis og koncentration at blive en god, aktiv lytter. Men du kan blive en "mester aktiv lytter" ved at praktisere en fem-trins strategi fremmes af University of Maine:

• Godkend andres ideer, tanker eller følelser først. Omskrive (omstil hvad afsenderen sagde i dine egne ord). Spørg open-ended spørgsmål uden dom. Opsummer og præciser. Giv din mening (diplomatisk, selvfølgelig).

Aktiv lytning garanterer ikke, at du aldrig vil støde på en kommunikationsforstyrrelse. Men af ​​alle de faktorer, der fremmer effektiv kommunikation, er det uden tvivl det vigtigste for alle. Og det er før du overvejer de bekymrende barrierer og forhindringer, der ligger foran.

Overvinde hindringer for effektiv kommunikation

Den første og mest komplekse barriere for effektiv kommunikation er holdning. Det er komplekst, fordi det omfatter så mange faktorer, der danner en sindstilstand, herunder:

• Køn Socioøkonomisk status Kultur
• Personlige overbevisninger
• Religiøse overbevisninger
• Manglende kendskab eller troværdighed * Selektiv opfattelse (den handling at filtrere, hvad vi ser og hører, der passer til vores egen dagsorden)

At modvirke disse udfordringer og kampfaktorer, som fremmer effektiv kommunikation:

• Vedtage en kooperativ tone. * Sæt dig selv i den anden persons stilling (eller i det mindste forsøge at gøre dette). Det hedder empati, og det er en anden lært livskompetence, der følger mastering af aktiv lytning.
• Opret en rapport - en følelse af lethed og komfort. (Med tiden kan rapporten udvikle sig til tillid, som kan fremme åben og ærlig kommunikation.) For nu skal du gøre det bedste for at reducere spændinger og opmuntre til en fri strøm af kommunikation.
• Hold et åbent sind. Afstå fra at dømme eller kritisere.
• Dispense med defensiveness eller danne premature antagelser.
• Fokuser opmærksomt på meddelelsen, ikke på nogen medvirkende faktorer (såsom tilstedeværelsen af ​​følelser eller en svær at forstå accent).

Den anden hindring for effektiv kommunikation er sprog og medium . Ligesom holdning er den lige bred og omfatter bl.a. faktorer som:

• Ordvalg * Tone (inklusive tonehøjde, intonation og lydstyrke)
• Kropssprog og bevægelser * Ikke-verbale tegn

At modvirke disse udfordringer og mestere de faktorer, der fremmer effektiv kommunikation:

• Brug simpelt, klart og præcist sprog. * Undgå komplekse ord og metaforer.
• Drop slang og jargon fra dit ordforråd. Undgå forspændt sprog eller ord, der indebærer stereotyper. Gør dit bedste for at justere dine ansigtsudtryk med din stemme. Eliminer (eller i det mindste reducere) din brug af håndbevægelser. Du kan tænke dem til vægt, men de kunne være distraherende. Afstå fra sladder (både at lytte til det og sprede det).
• Beskyt altid en persons grundlæggende ret til privatlivets fred.
• Vælg et medium, der supplerer din besked. For eksempel kræver et presserende stykke information sandsynligvis et hurtigt medium. Du kan altid følge op med et andet medium.
• Overvej at forstærke selv en rote verbal meddelelse med en skriftlig besked, hvis det er vigtigt. Det kan også fungere som præcisering.

At sige hvad du mener og mening hvad du siger kan lyde simpelt - i hvert fald indtil du borer ned og overveje nogle eksempler, der kan give dig en pause. Desuden er "overvejelsen af ​​kilden" også vigtig, fordi to personer kan reagere på den samme meddelelse på to forskellige måder.

Det er klart, at hvis man skal anklage en medarbejder, er det bedre at gøre det privat og personligt. Men hvad med om du vil komplimentere en medarbejder? Skal du gøre det med et "publikum" - så kan alle indenfor earshot høre? Ligesom du ikke beherskede det engelske sprog på et år, vil du sandsynligvis ikke lære at minimere både sprog og mellemrum. Giv dig selv tid; du vil fortsætte.

Den tredje hindring for effektiv kommunikation er lytning og feedback . Uden god lyttefærdigheder, vil afsenderen af ​​en besked ikke vide, om modtageren forstår det. Og uden feedback, vil afsenderen ikke vide, om modtageren har fortolket meddelelsen korrekt. Mange faktorer kan forhindre denne afgørende proces, men de er tilbøjelige til at falde ind under kategorierne:

• uopmærksomhed
• Defensiveness * Tidlige antagelser
• Manglende præcision
• Klarhed og flydighed * Uudslettelighed

Polering af dine aktive lyttefærdigheder vil gøre en lang vej mod at hjælpe dig med at modvirke disse udfordringer og mod kampende faktorer, der fremmer effektiv kommunikation. Du kan også:

• Se opmærksom på (og vær opmærksom også). * Vær specifik.
• Still spørgsmål til afklaringens skyld.
• Afhold dommen - og et svar - indtil du er sikker på, at den anden person er færdig med meddelelsen. * Selv hvis du bliver bedt om at få råd, prøv at tilbyde det, og ikke udstede det, som et direktiv. Kendt som soft-pedaling, kan denne form for råd lettere accepteres, hvis du påberåber ordet "vi" - selvom du ikke er en del af løsningen. Eller prøv, "Hvad synes du om ...?" Eller "Har du nogensinde overvejet at gøre ...?"

Den fjerde barriere for effektiv kommunikation er støj og fysiske hindringer, faktorer at overveje at eliminere for effektiv kommunikation, der kan omfatte:

• Støj fra mennesker Støj fra maskiner Støj fra trafik Temperaturbelysning * Sæde og layout
• fortrængning

Fjernelse (eller i det mindste at reducere) sådanne distraktioner virker som et indlysende middel - der kan løse alle problemer. Når du ikke kan - når du er nådig af et ringere miljø - det bedste skridt du kan tage er at flytte til en, der er mere befordrende for at lytte, snakke og interagere. Ja, du må muligvis afbryde en person til at foreslå en ændring i lokalet. Men en kort afbrydelse vil sandsynligvis være bleg i forhold til at forsøge at gå videre i et miljø, hvor dine vigtige budskaber konkurrerer med andre kilder.

Du vil lære og vokse

Du vil sandsynligvis gøre nogle fejl, da du finesser dine kommunikationsevner, ligesom du er nødt til at lave nogle fejl, når du finjusterer dit software valg, regnskabssystem, reklameplan og alle andre elementer i din lille virksomhed.

I modsætning til computere og computerprogrammer, der kan tweaked ved at trykke på nogle få knapper, er mennesker som bekendt ikke udstyret med knapper eller en instruktionsmanual. Dette er delvis, hvorfor den menneskelige dynamik i din virksomhed kan vise sig at være den mest udfordrende - men også den mest givende - af alle.