Faktorer at overveje, når der udvikles et menneskelig ressourceinformationssystem

Mange ledere vil fortælle dig, at medarbejderne i et firma er det vigtigste aktiv. Et human resource informationssystem er en software eller online løsning, der hjælper virksomheder med at styre denne værdifulde ressource konsekvent og giver information til ledelsesbeslutninger. For at udvikle et effektivt system skal du overveje de mange faktorer i forbindelse med opgaver som f.eks. Ansættelse af nye medarbejdere, kompensation, forfremmelse, planlægning for pensionering og succession.

mål

Overordnede mål med et informationssystem til menneskelige ressourcer er at forbedre administrationen af ​​menneskelige ressourcer samtidig med at effektiviteten øges og omkostningerne reduceres. For at nå disse mål automatiserer systemet standardfunktioner og gør levering af tjenester til medarbejdere mere praktisk. Sådanne systemer indsamler og bevarer mere information end ældre, manuelle systemer, men for at være effektive skal de præsentere det i en form, som ledere kan bruge til at træffe personalebeslutninger. Når du overvejer en HRIS, skal du sørge for, at den opfylder alle funktionerne i et traditionelt system, samtidig med at det giver større brugervenlighed til både medarbejdere og HR-personale.

Funktionalitet

Et human resource informationssystem registrerer medarbejderprofiler og administrerer fordele. Mere avancerede systemer udvikler beskrivelser af positioner i virksomhedens organisation, matcher medarbejderprofiler til positionerne og anbefaler træning, hvor profilerne ikke matcher positionen. Ledere kan bruge HRIS til at planlægge for at fremme medarbejdere langs organisatoriske stier, der matcher deres profiler, mens de vurderer præstationen i forhold til positionens krav. Arrangementfunktionen hjælper ledere til at udpege en eller flere mulige udskiftninger for hver position, hvis virksomheden mister en bestemt medarbejder.

Sikkerhed

En HRIS skal beskytte medarbejdernes privatliv, samtidig med at dataene er korrekte, og oplysningerne forbliver tilgængelige for autoriserede parter. Når du udvikler systemet, skal du sikre dig, at det kræver brugernavne og adgangskoder for adgang, og det beholder logfiler for adgangsforespørgsler for at registrere, hvem der har kigget på filer. Sådanne systemer indbefatter typisk et adgangsniveau til visning af data, et niveau for ændring af data og et niveau for ændring af databasestrukturer. Procedurer for ændringer af oplysningerne sørger for, at det kun ændres, når det er nødvendigt, og ændrer logfiler, bevare historien om sådanne handlinger.

Implementering

En nøglefaktor for at udvikle en HRIS er, hvordan du planlægger at implementere den. Overgangen til det nye system skal ske uden at forstyrre virksomhedens drift og levering af tjenester til medarbejdere. Derudover vil medarbejderne kræve træning på det nye system. Virksomheder planlægger ofte for parallel drift af de gamle og nye systemer i et begrænset tidsrum, og træning foregår før og i løbet af denne tid. Når det nye system overgår, forbliver det gamle system tilgængeligt for historiske data, hvis det er nødvendigt.