Redaktionelle politikker for organisatoriske nyhedsbreve

At holde folk informeret gavner din organisations bundlinje. I sin bog, "Arbejdspladskommunikation for det 21. århundrede" bemærker Dr. Jason S. Wrench, at intern kommunikation øger moralen og forståelsen af ​​organisationens mål. Et nyhedsbrev kan skabe en følelse af tilhørsforhold blandt medarbejdere eller medlemmer på forskellige steder og opbygge loyalitet. En redaktionel politik styrer nyhedsbrevets kommunikationsstrategi, produktion og distribution, og klargør ansvarlighed.

Hvorfor et nyhedsbrev?

Årsagen til dit nyhedsbrev drev beslutningerne om indholdet og identificerer dit målrettede læserskab. Uden et mål mangler et nyhedsbrev fokus og mister dets effektivitet. Et måldrevet nyhedsbrev kan for eksempel trække alle sammen under en overtagelse eller overgangen til en ny facilitet. Et nyhedsbrev kan vise medarbejderpræstationer og organisatoriske resultater for at give din organisation en personlighed i medarbejdernes øjne, eller det kan fortælle kunderne om nye produkter og tjenester eller blive brugt til at rekruttere fællesskabsstøtte.

Indhold og indsendelser

En effektiv redaktionel politik for din organisations nyhedsbrev angiver de typer artikler og regelmæssige funktioner, der skal offentliggøres. For eksempel kan redaktionelle retningslinjer for en foreningens nyhedsbrev kræve, at bestyrelsesmøder og rapporter fra aktive task forces vises i hvert enkelt udgave. Bestem om medarbejderforslag skal anmoder om regelmæssige undersøgelser. Organisationens holdning til at have personale skaber alt indhold, ansætter freelance forfattere eller reklamebureaupersonale til at skrive artikler, eller acceptere udenlandske indlæg tilhører din redaktionelle politik. Separate forfatteres retningslinjer angiver detaljer som ordtælling, tone og faktumverifikation.

Indhold godkendelse

Brug af redaktionelle politikker til at overdrage ansvaret for beslutninger om, hvad der skal inkluderes i hvert udgave af dit nyhedsbrev, kan undgå forvirring. Store organisationer skaber ofte et redaktionsråd med repræsentanter fra forskellige faciliteter eller funktionelle områder for at hjælpe redaktøren. Ud over at identificere den person, der har det endelige ord om artikels valg, skal politikken beskrive forventninger til faktokontrol og gennemgangstider.

Format, Frekvens og Distribution

Hvor ofte og i hvilket format nyhedsbrevet når det, skal målgruppen inddrages i din redaktionelle politik. Ugentlig, månedlig eller kvartalsvis styrer politikken nyhedsbrevredaktørens produktionskalender. Distributions overvejelser omfatter mail-kopi til privatpersoner på arbejde eller i hjemmet, der stiller spørgsmål i medarbejderloungen, bygningslobbyen eller frokostrummet og gør papirversioner og elektroniske versioner tilgængelige via e-mail eller organisationens hjemmeside.

Fotografi og tilladelser

Visualer gør nyhedsbreve mere interessante og læsbare. Din redaktionelle politik må ikke diktere, at fotografering skal bruges, men det skal kræve, at rettighederne til at bruge illustrationer og billeder opnås, hvis de bruges. På samme måde bør politikken give mandat til at erhverve godkendelse til at reproducere ethvert ophavsretligt beskyttet materiale og tilladelse fra personer, der er interviewet eller fotograferet til at bruge deres ord og billeder. Din politik skal beskytte medarbejderens privatliv, så vær opmærksom på, at hjemmeadresser og telefonnumre ikke offentliggøres.