Dokumentkontrolprocedurer

Procedurer for dokumentkontrol sikrer, at medarbejdere i virksomhedsdrift bruger de rigtige dokumenter til at udføre deres arbejde. Procedurerne er et centralt element i kvalitetssikringsprocessen. De sporer dokumentforberedelse og håndtering for at sikre, at de ansvarlige for dokumentation erstatter forældede dokumenter med de nyeste versioner. Sådanne procedurer omfatter optegnelser over de medarbejdere, der har oprettet, ændret og godkendt dokumenter, således at virksomheden kan bestemme, hvordan man undgår fejl og forbedrer kvaliteten af ​​sine produkter og tjenester.

Skabelse

Dokumentkontrolprocedurer angiver, hvem der er ansvarlig for at oprette bestemte dokumenter, og hvordan dokumentophavsmanden skal identificere den. Ud over at give dokumentet et navn i et foreskrevet format, skal den ansvarlige medarbejder underskrive dokumentet for at identificere sig som ophavsmand. Undertegnelsen af ​​dokumentet indikerer, at medarbejderen vurderer arbejdet komplet, og han skal inkludere datoen, der viser, hvornår han har gennemført arbejdet.

Anmeldelse

Kvalitetssikringsprincipper kræver, at virksomheder gennemgår mange af deres dokumenter for nøjagtighed, især tekniske tegninger og specifikationer. Dokumentkontrolprocedurer detaljer om hvilke dokumenter der skal revideres af, hvem og hvordan man registrerer en sådan anmeldelse. Typisk angiver en gennemgangsprocedure hvilke kvalifikationer en anmelder skal have, og hvordan anmelderen foretager de nødvendige ændringer i dokumentet. Det beskriver hvordan man registrerer ændringer, og hvor anmelderen skal underskrive for at angive, at han har gennemført en vellykket gennemgang.

Revision

Bortset fra ændringer foretaget under en gennemgang skyldes nødvendige ændringer i dokumentation ofte ændringer i projekter eller operationer. Dokumentkontrolprocedurer angiver, hvem der indleder revisioner, og hvem der udfører dem. Når en revision er gennemført, modtager det reviderede dokument en betegnelse, der gør det muligt for medarbejdere at identificere den som den seneste revision fra en bestemt dato. Det gamle dokument får en betegnelse som forældet og et tegn på, at det ikke længere er aktuelt.

Udskiftning

En vigtig del af dokumentkontrolprocedurerne beskriver, hvordan et firma sikrer, at de seneste versioner af dokumenter erstatter forældede versioner på de steder, hvor dokumenterne er i brug. Procedurerne angiver hvem der er ansvarlig for fornyelsen af ​​dokumentation, ofte initiativtagerne til revisionerne. På den anden side instruerer procedurerne brugerne af dokumentation om identifikation af forældet materiale og hvordan man kontrollerer de seneste revisioner.

Eksterne dokumenter

Virksomheder skal ofte bruge dokumentation, der kommer fra uden for virksomheden. Sådanne dokumenter følger ikke de interne procedurer, når de først ankommer. Dokumentkontrolprocedurer angiver hvem der er ansvarlig for integrationen af ​​sådanne dokumenter i virksomhedens system. De detaljerer hvordan man identificerer de eksterne dokumenter, om en anmeldelse er nødvendig, og hvordan man fortsætter med revisioner, hvis det er nødvendigt. Når de ansvarlige medarbejdere er integreret, sikrer de, at de relevante eksterne dokumenter er tilgængelige, når det er nødvendigt.