Forskellige forretningskonti, betalbare processer

Undersøg betalingsprocesser i fem forskellige virksomheder, og du vil sandsynligvis finde fem forskellige måder at håndtere leverandør- og medarbejdernes godtgørelsesbetalinger. Betalingspraksis kan variere fra alt fra matchende krav til niveauer af tolerance for variansbehandling. Imidlertid definerer nogle få generelt accepterede principper de tilgængelige kernemetoder. Forståelse af disse fremgangsmåder gør det muligt for ledere at afgøre, hvilke betalingsprocesser der vil være mest hensigtsmæssige for deres forretning.

Tovejs match

Den tovejs-matchede kontoudbetalingsproces passer bedst til tilbagevendende betalinger. En købsordre er skrevet til en række betalinger med et givet beløb inden for en bestemt tidsramme. Intet modtagelsesdokument er påkrævet, og alle fakturaer betales, når de præsenteres på eller efter købsdatoen forfaldsdato og op til den samlede værdi af indkøbsordren. Faste månedlige betalinger som leje eller planlagte ydelser som landskabsvedligeholdelse er gode kandidater til denne metode.

Tre-vejs kamp

I almindelighed anvendes til fysisk leverede varer, sammenlignes en tre-vejs kampagne en faktura til en købsordreaftale og de faktisk modtagne varer. Hvis alle tre punkter matcher, registreres en forpligtelse, og betalingen er planlagt inden for betalingsdagens købsdato. Hvis en købsordre f.eks. Kræver 100 stk. På 10 kr. Pr. Stk. Pr. 1. maj og en levering på 100 stk. Er lavet den 30. april med betalingsbetingelser på netto 30, vil en efterfølgende faktura præsenteret for $ 1.000 blive planlagt til betaling i maj 31. Dokumenter, der ikke stemmer overens, afvises eller kræver særlig godkendelse for betalingsafvigelser. Denne trevejsverifikationsproces er beregnet til at tilvejebringe stram betalingskontrol.

Fire-vejs kamp

Four-way match-processen er den samme som tre-vejs kampmetoden, med det ekstra trin af materialekontrol. Når varerne er ankommet, inspiceres de for at bekræfte overensstemmelse med indkøbsordens specifikationer. Hvis varer passerer inspektion, matches faktura, købsordre, kvitterings- og inspektionsdokumenter til betalingsbehandling inden for nettoudbetalingsbetingelser. Dette er den mest tidskrævende af alle betalingsprocesser, der skal betales, og bør kun bruges, når der er behov for streng kontrol af verifikationen.

Betal mod kvittering inden for netvilkår

Basisprincippet om betaling ved modtagelse inden for nettoterminalen fastsætter købsordren mellem to parter som det styrende dokument til betaling. Derfor er fakturaafstemning ikke nødvendig. Når produktet er modtaget, registreres en automatiseret gældsforpligtelse og planlægges at blive betalt inden for netto vilkår direkte fra indkøbsordren. Fordi fakturaer ikke anvendes til enhedsprisverifikation, er det afgørende, at der er stramme kvalitetskontroller på plads ved købsordren, da betaling vil blive planlagt til den nøjagtige pris i købsaftalen.

Ingen match med godkendt faktura betaling

For ad hoc faktura betalinger eller medarbejder refusion, mange virksomheder anvender en no-match metode, der kræver kun passende signatur myndighed til at logge en faktura til betaling inden for angivne vilkår. Eksempler på disse typer af betalinger ville være arbejdstagere rejse refusion eller fakturaer forelagt af en konsulent til et indledende møde. Denne åbne politik kræver streng underskriftskontrol for at forhindre risikoen for svigagtige betalinger.

Tolerance og betalingsbehandling

Udover matchning kan andre betalingsprocesser indføres for at fastsætte tolerancer for behandling af afvigelser i enhedsomkostninger, mængde og forfaldsdatoer. For eksempel kan kvantitetskvitteringstolerancer indstilles for at tillade en variant på 10 procent, hvilket giver mulighed for betaling for 110 stykker mod en købsordre, der oprindeligt er skrevet til levering af en mængde på 100. Lignende tolerancer kan skrives for leveringsdato eller omkostningsafvigelser - eller enhver kombination af tolerancer eller matchende politikker som egnet til en given virksomhed.