Hvad er en udgiftsautorisationsprojektrapport?

En rapport om udgiftsgodkendelsesprojekter hjælper revisorer og projektledere med at opdage metoder og procedurer, der styrker projektomkostningerne. Mange offentlige myndigheder, som f.eks. Statsuniversiteter eller amtkontorer, bruger disse rapporter til at spore for store udgifter og årsagerne til deres tilladelse. Små virksomheder kan også drage fordel af at bruge disse rapporter til at spore rejseomkostninger, underholdningsudgifter og uddannelsesmæssige udgifter til medarbejdere.

Udstedelsesgodkendelsesproces

Projektledere installerer ofte processer til at indeholde udgifter, for at finde jobopgaver, der er blødende indtægter, og for at begrænse virksomhedens affald. En af disse processer indebærer godkendelse af virksomhedernes udgifter. I nogle tilfælde vil en medarbejder bruge personlige midler på virksomhedens aktiver og anmode om refusion fra projektlederen eller kontoadministratoren. På andre tidspunkter vil medarbejderen få adgang til virksomhedens kreditkort eller bankkonti for sådanne udgifter. Godkendelsesprocessen sikrer, at udgifterne tjente virksomhedens mission.

Projektrapporter

Projektlederen skal også udarbejde en projektrapport. Projektrapporten redegør for de fremskridt og jobopgaver, de ansatte gennemførte under projektet. Klienten anvender projektrapporten for at forstå jobpræstationen, indtægtsproblemerne, sikkerhedsrisici og lovgivningsmæssige overholdelse opgaver, virksomheden stødte på under projektet. Rapporten kan også indeholde finansielle data relateret til projektudgifter, såsom ændringer i priserne på råmaterialer, der er nødvendige for at gennemføre projektet.

Funktioner af autorisationsrapporter

En udgiftsgodkendelsesrapport viser, hvilke udgifter der blev godkendt, omkostningerne, og hvilken part der gav tilladelsen til. Projektlederne kan sammenligne godkendelsesrapporterne til projektbudgettet for at afgøre, om nogle autoriserede udgifter tvang projektet til at gå overbudget og ved hvor meget. Lederen kan spore de ansatte, der har afholdt udgifterne og de ledere, der har godkendt udgifterne. Disse rapporter kan føre projektledere mod at revidere udstedelsesgodkendelsespolitikker for at stramme op afdelinger, der konsekvent løber overbudget.

Fordele ved autorisationsrapporter

Udgifter til godkendelsesprojektrapporter kan ofte være et effektivt redskab til evaluering af udgifterne til gennemførelse af et projekt. En virksomheds ledere og ledere kan bruge rapporterne til at vurdere effektivitetsniveauet i interne processer og udarbejde de mest effektive metoder til at reducere omkostningerne. Rapporterne giver dem mulighed for at se, hvilke sektioner der fungerer ved højeste effektivitet, og hvilke der kræver en finjustering inden det næste store projekt.