Hvad sker der, hvis en medarbejder glemmer at klokke ud?

Når dine medarbejdere slår et ur ur eller bruger timekeeping software, ved du præcis, hvor mange timer de arbejder. Hvis de glemmer at se ud, skal du stadig betale dem for de timer, de har lagt i. Det er dit ansvar at finde ud af, hvor meget de har arbejdet og hvor meget du skylder dem.

Kontakt din medarbejder

Når du har opdaget en medarbejder, ikke uret, skal du kontakte personen og spørge, hvad tid de har afbrudt for dagen. Hvis du har sikkerhedskameraer, der dækker arbejdsområdet eller en skiftehåndterer, der holder faner på folk, kan du muligvis bekræfte medarbejderens erklæring. Ellers skal du tage deres ord for det.

Uanset hvilket tidssystem du bruger, bør der være en måde at løse tidsklokkefejl på. Med online tidsporingssystemer kan du eller din medarbejder f.eks. Logge ind og justere tidsskriftet for at vise den korrekte tid. Når du har foretaget justeringen, kan du begynde at beregne lønsedlen for ugen.

Gentag overtrædelser

At skulle klare tidsklokkefejl er et frustrerende spild af din tid, når det sker en gang. Det er endnu mere ubelejligt, når en medarbejder glemmer at kigge ud regelmæssigt. Tag skridt til at afskrække medarbejderne fra at gentage denne fejltagelse.

Medtag en skriftlig politik til at dække dette spørgsmål i medarbejderhåndbogen. Teksten skal minde medarbejdere om, at du forventer, at de skal klokke og kigge regelmæssigt ud. Påmind dem om, at dette forbedrer effektiviteten og sparer dem, ikke kun dig, tid og forstyrrelse.

Håndbogen skal sige, hvordan du reagerer, når fejl gentages. En standardpolitik ville være at tilbyde en verbal advarsel, en skriftlig advarsel og derefter en eskalering, muligvis indtil opsigelsen. For at undgå den ekstreme løsning skal du arbejde på måder at løse problemet på. Foreslå for eksempel glemmelige medarbejdere sat en alarm på deres telefoner for at minde dem om at klokke ud.

En ting, du ikke truer med at gøre, er at lægge lønnen til medarbejdere, der glemmer at se ud. Hvis en medarbejder sætter sig på otte timer, siger føderal lov, at du skal betale dem for otte timer. At straffe medarbejdere for fejl ved at tilbageholde løn sætter dig i alvorlige problemer.

Tidskortsvigt

Det er muligt, at din medarbejders fejl er svig. De forlader tidligt og hævder derefter at have tjekket ud på det faste tidspunkt. Hvordan ved du det?

Hvis du har mistanke om, at en medarbejder snyder, skal du ringe personen til dit kontor. Selvom du ikke kan bevise det, er en medarbejder, der ved, at du kigger, mindre tilbøjelige til at prøve at bedrage dig. Hvis taler ikke tilfredsstiller dig med deres uskyld, skal du minde dem om straffen for at bedrage virksomheden.

Hvis du modtager en bekendtgørelse eller har solid bevis for skyld, kan du justere tidskortet for at afspejle de reelle timer. Du har ikke råd til at overtræde statens lovgivning, så kontakt din advokat hvis du er usikker på de korrekte retlige procedurer.