Hvordan man skriver effektive sikkerhedsprocedurer

Sikkerhedsprocedurer repræsenterer deployeringsfasen af ​​en overordnet eller afdelingens sikkerhedspolitik. Hver procedure er et handlingstrin, der understøtter et eller flere sikkerhedsmål. Klare, veldefinerede og velskrevne procedurer er afgørende for effektivt at gennemføre enhver sikkerhedspolitik. Det er vigtigt at vide, hvordan man skriver sikkerhedsprocedurer, der effektivt kommunikerer både, hvad medarbejderne har brug for og vil vide.

Generelle anbefalinger

Følg generelle bedste praksis anbefalinger til udarbejdelse af klare, velskrevne procedurer. Skriv fra et handlingsorienteret, instruktionsperspektiv, der beskriver hvert trin i den rækkefølge, det skal tages. Sikkerhedsprocedurer kan få alvorlige konsekvenser, hvis de ikke følges nøjagtigt, så hver enkelt skal skrives på sort-hvid-måde, hvilket ikke giver plads til subjektivitet, personlige vurderinger eller individuel fortolkning. Overvej publikum og skriv ved hjælp af korrekt terminologi, udtegn akronymer helt og definer vilkår, som læsere - især nye hyringer - muligvis ikke forstår.

Indsamle og gennemgå oplysninger

Start med at gennemgå grundigt den sikkerhedspolitik, som du vil tilføje en procedureafsnit til. Opdel politikken i sine målsætningskomponenter og bryd derefter hvert mål ind i en række underkomponenter, der i sidste ende vil blive omdannet til handlingstrin. For eksempel, hvis politikken du arbejder på refererer til bygningssikkerhed, kan målene henvise til adgang til bygninger, nødevakueringer og autoritetslinjer. Underkomponenter til bygningstilgang kan omfatte procedurer for at komme ind og ud af bygningen, opnå identifikationsmærker og procedurer for medarbejdere, som glemmer eller mister deres adgangsidentifikation. Tag detaljerede noter om nødvendigt for bedre at forstå sikkerhedspolitiske mål.

Skriv et første udkast

Udarbejd et første udkast, der aflæser oplysninger for kun at omfatte, hvad læseren skal udføre sikkerhedsproceduren. Skriv ud hvert trin på en separat linje, ved hjælp af en aktiv stemme og bare nok ord til klart at kommunikere proceduren. For eksempel kan en procedure for at komme ind i bygningen omfatte trin som "indsæt dit id-kort med forsiden opad i verifikationssporet", "tryk på dørhåndtaget, når indgangslyset bliver grønt" og "indtast gennem hovedindgangen en person på en tid.

Bekræft for nøjagtighed

Gennemfør en praksis gennemgang for at sikre, at hvert trin i processen er klart og forståeligt, før du udarbejder et endeligt udkast. Hvis det er muligt, få hjælp fra personer, der forventes at følge proceduren for at sikre, at dine opfattelser af, hvor klar proceduren er, er korrekte. Ændr verifikation eller trin efter behov, og test derefter proceduren igen. Når du er sikker, er sikkerhedsprocedurer klare, velskrevne og effektive, håndværk og distribuere en endelig version.