Federal Timekeeping Policy for Government Service Contracts

Den føderale regering har en række programmer og supportværktøjer designet til at hjælpe små virksomhedsejere med at konkurrere om føderale servicekontrakter. Men når der først er tildelt en føderal kontrakt, er overholdelseskravene det samme uanset virksomhedens størrelse eller den service, den giver. Tidsskikspolitikker, der fokuserer både på manuelle og elektroniske metoder, følger retningslinjer fastsat i forbundsreglementets bestemmelser og omkostningsregnskabsstandarder.

Skriftlig timekeeping politik

Føderale servicekontrahenter skal have en skriftlig tidspolicy, der viser, at virksomhedens timeplanlægning overholder føderale krav. Politikken skal tydeligt skitsere oplysninger om forberedelse af tidsplan. Hvis en medarbejder f.eks. Udfører tjenester på mere end et sted uden for stedet, går medarbejderen ind i tiden, da det faktiske arbejde udføres i stedet for i begyndelsen og slutningen af ​​arbejdsdagen. Politikken skal også skitsere skridt for ny ansættelse af medarbejders tidskursuddannelse. Endelig skal den skriftlige politik skitsere skridt, som virksomheden tager, såsom gulvkontrol og periodiske revisioner, for at sikre, at tidsskemaer overholder føderale tidskrav.

Time Sheet Procedures

På trods af den udbredt anvendelse af elektroniske tidssystemer baserer den føderale regering hovedsagelig tidskrav til manuelle metoder. Acceptable timekeeping praksis påvirker både medarbejdere og tilsynsførende. For eksempel skal medarbejdere personligt registrere tid brugt på et job i blæk og registrere den aktuelle tid, ikke estimeret tid. Tilsynsførere og administratorer kan ikke udfylde tidsplan for en medarbejder medmindre der er en god grund, som f.eks. En medarbejder, der forlader tidligt på grund af sygdom eller skade. Hver medarbejder er ansvarlig for et tidsarks fuldstændighed og nøjagtighed, og tilsynsmyndighederne er ansvarlige for at godkende hvert tidsskrift, før de indsendes til betaling.

Elektroniske interne kontroller

Krav til virksomheder, der anvender elektroniske timekeeping-systemer, fokuserer primært på interne kontrolpolitikker. For eksempel er en sikker adgangskodepolitik og et system for at sikre, at kun godkendte ændringer er angivet på tidsskrifter, obligatoriske. Interne kontroller skal sikre, at medarbejderne indtaster de nøjagtige timer, de arbejder hver dag. Elektroniske timersystemlogs skal udarbejde et detaljeret revisionsspor. Dette skyldes, at regeringens revisorer under en revision skal kontrollere, hvem der har adgang til medarbejdernes tidsskema samt årsagen.

Ikke-overensstemmelse og svig

Bestemmelser i False Claims Act fastsætter straffe for svig og / eller manglende overholdelse af tidsregnskabspolitikker. Ud over at din virksomhed står over for diskvalifikation fra alle servicekontraktspriser i op til tre år, står både din virksomhed og medarbejderne over for potentielle straffeforfølgelser. I henhold til False Claims Act har regeringen ret til at indlede civile sager for at kræve erstatning. Potentielle sanktioner omfatter bøder, fængselsvilkår og skader på op til tre gange den falske eller svigagtige påstand.