Hvad er en organisations arkivistiske pligter?

Uanset industrien skal organisationer af alle størrelser opretholde en lang række dokumenter. Medarbejderregistre og årsregnskaber, såsom skatformularer, skal opbevares for at virksomheden skal forblive i overensstemmelse med lokale og føderale love. Kundekontakt og indkøbsoplysninger skal opretholdes for at give dem en exceptionel kundeservice. Derudover bør udviklingsforskning og dokumentation af tidligere succeser registreres, så et firma kan bygge på den arv, de har skabt. En arkiviker, også kaldet bibliotekar, er den enkelte, der er ansvarlig for at kompilere og vedligeholde hver af disse elektroniske og hard copy-dokumenter.

Dokumentlager

Hver organisation har sin egen måde at lagre poster på. Mange organisationer stræber efter at blive papirløse. I disse miljøer scanner en arkivist alle fysiske dokumenter og konverterer dem til computerfiler. Disse filer gemmes derefter på diske, harddiske eller cd-rom. Andre virksomheder undgår alle elektroniske registreringsmetoder, idet de vælger at gemme alle papirarkiver i filskabe og skuffer. Hvis en organisation foretrækker dette system, er det ikke ualmindeligt for en arkivist at engagere sig i en ekstern fillager til at gemme filer til sikker opbevaring. En hvilken som helst metode, der foretrækkes af organisationen, skal en arkivist dokumentere placeringen af ​​hvert dokument, der er gemt, så det kan nås, når det kræves.

Adgang til poster

Måske er et af de største ansvarsområder for en organisations arkivist overvågning af adgangen til sine optegnelser. I de fleste tilfælde er der specifikke regler for, hvem der har adgang til hvilke dokumenter. For eksempel kan mange elementer i et bibliotek i det offentlige bibliotek få adgang til alle, der anmoder dem om dem. Inden for et statsligt organ kan adgang dog begrænses til dem, der opretholder en vis sikkerhedsgodkendelse. Det er vigtigt for en arkivist at have en klar forståelse af hendes arbejdsgiveres politikker vedrørende denne sag og overholde dem helt.

Uddannelsesmæssige Pligter

Afhængigt af den type organisation, som han arbejder for, kan en arkivist fungere som lærer for de interne og eksterne samfund. For eksempel kan en arkivist i et museum aflevere forelæsninger og skabe uddannelsesmæssige ressourcer som brochurer og brochurer med det formål at forklare arkivets art for besøgende. En arkiviker til en fortjeneste virksomhed kan ligeledes fremlægge oplysninger om virksomhedens historie og kultur til nye medarbejdere, der går igennem en orienteringsproces. Derudover kan han tjene som fagfaglig ekspert i medierne og give efterspurgt information om dokumenter i firmaets arkiver.