Sådan skriver du en situationsrapport

Situationsrapporter er designet til at formidle detaljerne i en bestemt begivenhed, som f.eks. Regeringsrapporter om en naturkatastrofe eller dækning af en større virksomhedskonvertering. Hvis du bliver opfordret til at oprette en til din virksomhed, spiller du rollen som reporter. Du skal indsamle relevante detaljer fra de involverede parter og sammenlægge dem sammen i et sammenhængende format, der maler et klart billede af situationen. En velfungerende situationsrapport kan gavne dit firma ved at give ledelse og medarbejdere de nødvendige oplysninger til at træffe vigtige beslutninger.

1.

Vurder situationen. Bestem hvilke oplysninger der skal indsamles, og hvem. Lav en liste over dine målkontakter og indstil en mål-færdiggørelsesdato for situationsrapporten. For eksempel, hvis din virksomhed sendte en stor ordre til den forkerte adresse, skal du finde ud af, hvilket personale der var direkte involveret i at tage og sende ordren.

2.

Kommuniker med hver enkelt person, der er målrettet mod den indledende vurdering, for at få sin tilbagemelding om situationen. Spørg open-ended spørgsmål og probe for yderligere oplysninger, hvis din kilde ikke tilbyder alle de oplysninger, du ønsker. Tag detaljerede noter og om muligt brug en håndholdt båndoptager til interviews. Optag kontaktoplysninger for hver person, du interviewer, herunder fuldt navn, faglig titel, fødselsdato, adresse og telefonnummer. I ovenstående eksempel vil du gerne have en detaljeret tidslinje for alle begivenheder, der kan have bidraget til at ordren bliver afsendt til den forkerte adresse.

3.

Skriv din situationsrapport. Opsummer situationen i toppen. Følg med stykker arrangeret på en sammenhængende måde, der beskriver hver beslutning, begivenhed og detalje, og som bidrog til situationen. Vær præcis med datoer, tider og fakta. Distribuer rapporten til alle relevante medarbejdere.

4.

Følg op på din oprindelige situationsrapport med regelmæssige statusrapporter, hvis det er nødvendigt.

Tips

• Når du er i tvivl, bekræft og afklar detaljer med dine kilder.
• Skriv situationsrapporten på en faktisk måde uden at afsløre dine personlige følelser.
• Det er nyttigt at skrive i omvendt pyramidformat, idet man koncentrerer sig om de vigtigste detaljer øverst og derefter ned til de mindre vigtige fakta.
• Brug direkte sprog, uden slang eller jargon. Undgå adjektiver, hvis du kan.