Sådan skrives noter fra et medarbejdermøde

Referatet fra et medarbejdermøde tjener som en oversigt over de fremlagte oplysninger samt en henvisning til medarbejderne efter afslutningen af ​​mødet. At kaste nogle få tilfældige punkter fra mødet vil ikke resultere i præcise og nyttige minutter. Forberedelsen til at tage notater begynder godt før mødet selv begynder. Når du har udarbejdet en oversigt, kan du nemt udfylde de vigtige detaljer under mødet og give dig en organiseret ramme til indfangning af informationen.

1.

Udvikle en generel skabelon for alle møde notater. Inkluder pletter til dato og klokkeslæt, formål, deltagere, præsentanter og handlinger til mødet. Juster hovedskabelonen med yderligere oplysninger, hvis det er nødvendigt, til specifikke møder.

2.

Gennemgå dagsordenen for mødet, inden den begynder. Udfyld så meget informationen i malen som muligt på baggrund af dagsordenen. Opret en liste over deltagere på mødet, så du kan dokumentere, hvem der var til stede, og hvem der har opgaver at fuldføre baseret på beslutninger på mødet.

3.

Jot ned nøglepunkterne fra mødet. Brug forkortelser og korte sætninger, som du vil huske senere i stedet for at skrive komplette sætninger.

4.

Optag mødet med en lille båndoptager, hvis du forventer mange vigtige detaljer. Dette giver dig mulighed for at gå tilbage senere for at udtrække de vigtigste detaljer for dine noter uden at bremse mødet.

5.

Still spørgsmål for at præcisere punkter, som mødet skrider frem. Dette sikrer, at dine mødenotater er korrekte uden at det er nødvendigt at spore mødeledere senere til afklaring.

6.

Optag de handlingstrin, som medarbejderne skal gennemføre efter mødet. Inkluder hvem der skal løse disse opgaver, så alle, der modtager en kopi af protokollen, ved, hvem der skal konsultere, hvis det kræves.

7.

Skriv noterne med din stenografi og forkortelser i sætninger, som alle medarbejdere vil forstå. Skrive noterne lige efter mødet er mest effektive, mens du stadig kan huske specifikationer. Lav kopier, hvis noterne er beregnet til distribution.

Ting, der er nødvendige

• Båndoptager

Tip

• Hold mødelokumenterne faktiske og korte.