Hvordan man skriver et brev til et salgsstyrke

Som ejer af en virksomhed ved du sikkert, at undertiden er den enkleste og hurtigste måde at kommunikere med din salgsstyrke ved at skrive et brev, som i sidste ende kan tage form af en e-mail. Uanset om du skriver for at kommunikere en ændring i proceduren eller at lave en medarbejdermeddelelse, lav et brev, der er koncist. Tross alt er din salgsstyrke meget optaget af dig. Og aldrig gå glip af en mulighed for at "engagere tropperne" med et positivt rallykryb.

1.

Indstil den korrekte tone til dit brev ved at kombinere en positiv holdning med dit formål. Hvis du for eksempel skriver om at informere din salgsstyrke om et nyt callcenter til efterretningstiden til dine kunder, kan du måske sige: "Jeg er meget glad for at informere dig om, at en effektiv start mandag vil et callcenter være tilgængeligt for at besvare klients spørgsmål mellem kl. 6 og 8 på hverdage. "

2.

Giv nogle baggrundsoplysninger og en kort begrundelse. Cast dine oplysninger i et positivt lys, men forvræng det ikke. Husk at din troværdighed er på linjen, så ærlighed og nøjagtighed er afgørende. I dette tilfælde kan du sige, at callcenteret bliver indført for bedre at kunne imødekomme kundernes behov, når salgsfolk eller andre firmarepræsentanter normalt ikke er tilgængelige.

3.

Spell ud, hvad dine nyheder betyder for din salgsstyrke på en daglig basis. Husk, at medarbejderne vil vide, hvordan deres daglige liv vil blive påvirket. Foregive deres spørgsmål, indsigelser eller frygt og afbøde dem på hovedet. I dette eksempel nævnes, at callcenteret skal frigøre din salgsstyrke fra den til tider uudtalte forventning om, at de skal være tilgængelige for klienter døgnet rundt.

4.

Forklar eventuelle relevante detaljer og formidle dine forventninger. I dette tilfælde skal du angive telefoncentralens telefonnummer samt hvordan du forventer, at din salgsstyrke skal interagere med opkaldscentret.

5.

Giv din entusiasme og tillid. I dette tilfælde kan du måske sige, at du ser call center som en anden demonstration af din virksomheds mission om at "yde overlegen kundeservice 24 timer i døgnet."

6.

Tilbyd at besvare spørgsmål, men luk dit brev på en positiv note. Inviter din salgsstyrke til at besøge callcenteret og mødes med centrets medarbejdere under et uformelt åbent hus. Giv en følelse af samarbejde og samarbejde, der er så afgørende for arbejdet hos dedikerede salgsfolk.

7.

Sæt dit brev til side i et par timer - eller en lige om dagen - og gennemgå det med et nyt perspektiv, inden du sender. Analyser dine ordvalg, følelser og adjektiver, idet du ved, at din salgsstyrke sandsynligvis vil undersøge dit brev og læse mellem linjerne.

Tip

• Som med alle former for virksomhedskommunikation, formidle dit brev samtidig til alle på din salgsstyrke, så du ikke bliver anklaget for favoritisme. Overvej at informere dine salgsledere eller tilsynsførende inden udgivelsen af ​​dit brev og bede om, at de holder informationen stille indtil din formelle meddelelse.