Sådan skriver du en Business Collections Letter

Forretningssamlingsbreve tilpasser normalt deres tone til den tid, en faktura er kriminel. Selvom det primære mål med et samlingsbrev er at overtale kunden til at indbetale betaling, bør indsamlingsprocessen ikke bringe forretningsforbindelsen i fare. Virksomheder må bruge samlingsbreve som det eneste kommunikationsmiddel, når de forsøger at indsamle forfaldne fakturaer. Nogle kan bruge dem som et supplement til opkaldsopkald.

Tone

Indsamlingsagenten skal skrive brevet i en tone, der er både fast og hensynsfuld og minder kunden om det forfaldne beløb, og at virksomheden ville sætte pris på en hurtig betaling. For eksempel kan et samlingsbrev for en gæld, der er 30 dage i forvejen, starte med at angive: "Vi har endnu ikke modtaget betaling og vil opfordre dig til at sende det så hurtigt som muligt for at bevare dine kreditrettigheder."

Indhold

Indholdet af enhver virksomhedsopkøbsbrev angiver normalt arten af ​​klagen og de skridt, som modtageren skal tage for at løse det. For eksempel kan et brev til en gæld, der er 60 dage forfalden, angive: "Vi har stadig ikke modtaget betaling for faktura nr. 19 dateret den 2. januar 2012. Den 2. marts sendte vi en forfaldne påmindelse, men har ikke hørt tilbage fra du. Kontakt venligst vores kontor så hurtigt som muligt for at arrangere betaling. "

Konsekvenser

Virksomhedsopsamlingsbreve, der er endelige meddelelser, meddeler typisk kunden, at hans gæld vil blive henvist til et samlingsagentur efter en bestemt dato. Under visse omstændigheder kan en endelig meddelelse også angive, at selskabet vil indgive retssag eller genoptage ubetalte ejendomme. Afsluttende meddelelser opstår normalt med gæld, der er 90 dage eller mere forfalden. For eksempel kan et endeligt samlebrev til betaling på møbler angive: "Medmindre fuld betaling er modtaget inden for to uger fra datoen for dette brev, vil vi blive tvunget til at genoptage ejendommen."

Betalingsforhandling

Et erhvervssamlingsbrev, der forsøger at bevare trivselet mellem forholdet mellem købmanden og kunden, kan tilbyde en revideret betalingsplan. For eksempel kan et selskab tilbyde delvis betaling til en kunde, der forfalder med 30 dage. I samlingsbrevet kunne man sige: "Vi erkender, at du kan opleve økonomiske problemer. Kontakt os så hurtigt som muligt for at oprette en alternativ betalingsaftale."