Sådan skriver du en faktura kvittering
Hvis din virksomhed accepterer penge i nogen form, er det en god kundeservice at give en kvittering til en kunde, der anmoder om en. Du får ikke denne anmodning ofte for fakturerede produkter eller tjenester, fordi de fleste kunder betaler fakturaer med check, kreditkort eller betalingskort. Disse betalingsmetoder har alle indbygget bevis for betaling gennem dine kunders årsregnskaber. Hvis en kunde beder om en kvittering eller har brug for en kvittering, fordi de har betalt dit firma kontant med et beløb på en faktura, er der mange muligheder.
Betalt faktura
De fleste regnskabssoftware omfatter muligheden for at udskrive en kopi af en faktura med de anvendte betalinger. Først modtager du dine kunder betaling. Anvend betalingen på din kundes faktura. Udskriv en kopi af fakturaen. Hvis kunden har betalt fakturaen fuldt ud, vil softwaren udskrive "PAID" over toppen af fakturaen, og den resterende saldo vil være nul. Hvis kunden har foretaget en delbetaling, viser fakturaen den oprindelige saldo, det beløb kunden har betalt og den ubetalte restbeløb.
Software kvittering
Mange små virksomheders regnskabsprogrammer har en mulighed, der ikke ofte bruges til at udskrive en kvittering for betalinger, som virksomheden modtager. Tjek din software for at se, om det er muligt for dig at udskrive en kvittering. Hvis det er tilfældet, skal du anvende betalingen til den korrekte faktura og derefter udskrive kvitteringen efter instruktionerne til din regnskabssoftware.
Manuel kvittering
Hvis du gør dine bøger for hånd, skal du skrive kvitteringer for hånd. Køb en bog med kvitteringer fra din lokale kontorforretningsbutik. Før du foretager dit køb, skal du gennemgå de mange tilgængelige kvitteringer for at sikre, at de indeholder alle de oplysninger, du ønsker på dine kvitteringer, når du anerkender betalinger til dine kunder. Grundlaget for at inkludere på en kvittering omfatter kundens navn, betalingsdato, købsbetegnelse, købsbeløb, faktura nummer og din underskrift. Det er vigtigt, at manuelle fakturaindtægter har en underskrift, så hvis kunden skal fremvise kvitteringen som bevis for betaling, ved du, at det er en autentisk kvittering.
Skabelon
Hvis du ikke ønsker at købe en bog med kvitteringer fra en kontorforretningsbutik, er der gratis kvitteringsskabeloner tilgængelige online fra virksomheder som Microsoft og Apache. Der er mange muligheder til rådighed, så vælg den kvitteringsskabelon der bedst passer til dine behov. Hvis du har evnen til at gøre det, kan du også oprette din egen kvitteringsskabelon. Brug en reel kvittering som model, så du inkluderer alle de vigtige felter.
Betalt Frimærke
Du kan også give din kunde en kopi af hans faktura stempelet "BETALET" som bevis for hans betaling. Køb et "BETALET" frimærke fra en kontorforretningsbutik. Der er frimærker, der indeholder datoer, som du kan justere, og frimærker, hvor du skal skrive datoen i hånden. Udskriv en kopi af kundens faktura og stemplet det betalt. De fleste af disse frimærker omfatter en linje, hvor du enten starter eller underskriver dit navn. Denne funktion er vigtig, så dit betalte frimærke er autentisk.