Sådan hilser du en virksomhedets officielle i en e-mail

Protokol og etikette sats meget i erhvervslivet. Måske har du været chokeret, da en absolut fremmed gik op og kaldte dig ved navn - indtil du indså, at du stadig havde et navne-tag på din lapel. Selv om du måske ikke har været fornærmet, var det et eksempel på, hvordan det kan være at knuse en alt for afslappet tilgang. bestemt ikke det slags indtryk, du gerne vil lave i en første kommunikation med en corporate executive du næppe vidste. Selvom etikettestandarder har favoriseret mere afslappet adfærd, dikterer førstehåndsindtryk stadig en omhyggelig tilgang. Du kan aldrig blive forkælet for at have gode manerer.

1.

Ring til assistenten til virksomhedens tjenestemand, som du vil skrive til. Forklar at du vil sende en e-mail og vil sikre dig den rigtige e-mail-adresse, stavning af tjenestemandens navn og hvordan han kan lide at blive adresseret. Dette er en standardanmodning, og assistenten vil være glad for at besvare dine spørgsmål og kan endda give dig et par tips om, hvordan du nærmer dig emnet, som du skriver om.

2.

Brug standard email format og undgå e-mail stationære, humørikoner eller sød grafik. Mange virksomheder rækker HTML-kodning ud af deres indgående email for at bevare sikkerheden. Dette efterlader en tekstbesked fri for grafik, specielle skrifttyper og fed skrift eller kursiv.

3.

Start dit brev ved hjælp af "Kære Sir" (eller Fru), hvis du ikke kender tjenestemandens navn. Ellers skal du bruge "Kære Mr. Efternavn." "Kære Ms. Efternavn" anses for at være korrekt i en forretningsområde.

4.

Brug personens faglige betegnelse, som "Jane Doe, CPA" eller "John Smith, Ph.D." For advokater, brug "Jane Doe, Esquire" eller "John Smith, advokat i loven." Når du bruger den faglige betegnelse, udelad Mr. eller Ms fra navnet. Brug kun den faglige betegnelse, når du skriver forretningskorrespondance; Ellers, brug Mr. eller Ms.

5.

Undgå blomstrende prosa, slang eller flippante bemærkninger. Hold din virksomheds kommunikation business-lignende. Luk med en traditionel "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" og underskriv dit fulde navn. Brug ikke dit kaldenavn, medmindre det er, hvordan du normalt adresseres i forretningsindstillinger.

Tip

• Retningslinjen bag alle succesrige forretningskorrespondancer er respekt for den person, som brevet er rettet til. Dette betyder ikke masser af overdådige komplimenter og løfter om loyalitet. Det betyder simpelthen at tage en behagelig forretningstone og holde meddelelsen kort og kortfattet.

Advarsel

• Send ikke personlig mail til en virksomhed. Hvis du møder nogen på en restaurant, er det korrekt at nævne, hvad en vidunderlig samtale du havde, men udelad den del om det varme barn han var med eller hvor beruset du begge fik på konjakk. Sæt aldrig noget i forretningskorrespondance, som du ikke ønsker at se gengivet på en projektionsskærm i en domstol.