Sådan etablerer du stærke interne kontroller over en non-profit

Ikke-profitorganisationer leverer menneskelige og offentlige tjenester på en række områder. For at finansiere tjenester og programmer, kræver mange non-profit og modtager donationer fra offentligheden eller ansøger om tilskud fra fonde og regeringen. Stærke interne kontroller er afgørende for organisationer, der bruger offentlige midler. Disse kontroller bidrager til at forhindre svig og misbrug af midler, og de spiller en vigtig rolle i integriteten og nøjagtigheden af ​​de finansielle rapporter. Strenge kontroller hjælper også non-profits at nå et acceptabelt forhold mellem udgifter til programaktiviteter og tildelinger til programstøtte.

Udgiftsmyndighed

Etablering af specifikke tilladelser til godkendelse af alle udgifter er et væsentligt element i styringen af ​​organisationens økonomiske processer. I nogle organisationer kræver myndigheden for indkøb eller økonomiske forpligtelser mindst to underskrifter. Det er ofte en senior medarbejder, som organisationens administrerende direktør og et bestyrelsesmedlem eller økonomichef. Alternative arrangementer, der giver begrænset kontrol, omfatter købsaftaler med tidligere godkendte dollargrænser for bestemte leverandører. I henhold til disse arrangementer udpeger organisationen det personale, der er bemyndiget til at bruge midler. Dollar grænserne kan gælde for udgiftskategorier eller til samlede købsbeløb.

Segregat Pligter

En organisation, der søger at opretholde god økonomisk kontrol, skal adskille opgaver i forbindelse med dets økonomi, således at hver indgående og udgående finansiel transaktion kræver handling fra mere end en person eller afdeling. Denne segregation producerer checks og balancer, der forhindrer fejl og svig. Adskilt bevarelse af optegnelser og dokumentation for både indkomst og udgifter fra godkendelse af kvittering eller udbetaling af midler. Dette er især vigtigt for organisatoriske funktioner som løn. Med stærke kontroller har den person eller afdeling, der tillader ansættelse til organisationen, ikke beføjelse til at behandle lønningsdata og udstede lønninger til medarbejdere.

Effektivitetsstandarder

Inherent i alle non-profit organisationens angivne mission er forpligtelsen til god forvaltning af midler, som den accepterer for at støtte sine programmer. Charity Navigator påpeger, at forskellen i driftsomkostninger for non-profit giver et variabelt udgiftsområde, men 70 procent af nonprofit bruger 75 procent eller mere af deres budgetter på programaktiviteter og 90 procent bruger mindst 65 procent. Organisationer, der bruger mindre end en tredjedel af deres samlede budget på programaktiviteter, er ineffektive og muligvis ikke fortjener den offentlige tillid, ifølge Charity Navigator. Bestyrelsen for store og små almennyttige organisationer skal gennemføre budgetkontrol, der holder organisationens udgifter til støtteaktiviteter langt under udgifterne til programaktiviteter. Månedlig gennemgang og regelmæssig intern revision af organisationens finansielle transaktioner giver bestyrelsen mulighed for at overvåge overholdelsen af ​​budgetprocentstandarder.

Tilladte omkostninger

Et godkendt udgiftsbudget, der klart identificerer tilladte omkostninger, er en intern kontrolmekanisme, der hjælper ideelle organisationer til at overholde effektivitetsstandarder og donorretningslinjer. Når organisationer accepterer offentlige eller private fonde, skal udgifterne til tilskuddet svare til en linie i budgettet, som organisationen leverede til donor eller donor. Organisationens finanskontor har normalt ansvar for at opretholde strenge linjestykker. Eksterne revisioner af en uafhængig part tilvejebringer det ekstra overvågningsniveau, der er nødvendigt for at verificere en organisations fordeling af udgifter til tilladte budgetposter.