Sådan etableres en in-house help desk

At have en in-house help desk kan bidrage til at øge produktiviteten i hele organisationen ved at holde computere og andre tekniske enheder kørende. Den største faktor ved beslutningen om at tilføje en intern help desk afdeling er normalt koster. Men når medarbejderne er i stand til at udføre deres job med få tekniske afbrydelser, betaler den nye afdeling sig selv hurtigt. Medarbejdernes tillid kan stige, hvis medarbejderne føler, at et kompetent supportteam opfylder deres tekniske behov.

1.

Bestem de specifikke funktioner i Help Desk, såsom de typer af problemer, computere eller maskiner, som den vil dække. Identificere så meget som muligt hver medarbejder og computerens behov, der måtte opstå inden for disse parametre. At have en realistisk ide om de typer af henvendelser, som Help Desk vil modtage, kan hjælpe dig med at bedre planlægge og budgettere.

2.

Beregn dit budget for at bestemme antallet af personale og driftsomkostninger til Help Desk. Opret to forskellige budgetter: en til initial opstartsomkostninger og en anden for den faste månedlige sats. Inkluder omkostninger til interview og uddannelse i opstartsbudgettet. Månedlige udgifter skal omfatte omkostningerne til personalegoder sammen med løn.

3.

Juster afdelingens behov med dit budget for at bestemme strukturen. Baseret på hvad du har råd til, bestemme hvor mange medarbejdere du har inden for afdelingen og deres funktioner. Bestem om afdelingen har brug for en administrativ assistent, for eksempel eller mere end en leder. Det vigtigste er at analysere, om antallet af ansatte ansat vil være tilstrækkeligt til at støtte virksomheden.

4.

Etablere retningslinjer for afdelingen. For eksempel vil muligvis alle indgående forespørgsler gå gennem en help desk koordinator. Bestem hvordan du vil spore og følge hver anmodning for at sikre, at alle problemer behandles rettidigt.

5.

Research Help Desk system software, hvis du vælger at bruge en. Disse softwareprogrammer, som TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions og Epicor, organiserer åbne billetter, spore fremskridt og analysere trends. Omkostningerne til softwaren varierer afhængigt af firmaet og den købte pakke. Vælg software, der passer til dit budget, men tillader også afdelingen at vokse i størrelse og omfang.

6.

Interview kandidater til at arbejde i Help Desk afdeling. Lej kun personer, der har erfaring, der svarer til virksomhedens behov. Udvid tilbud til dem, som du føler er de mest talentfulde og i stand til.

7.

Dokument alle protokoller og procedurer i et notat. Distribuere notatet til medarbejdere, så de ved, hvordan de får adgang til Hjælpeskabens tjenester.