Sådan tegner du en faktura

For mange mindre virksomhedsejere repræsenterer fakturering en administrativ opgave, der er bedst udført hurtigt - som om at rive et bandage. Nødvendig som fakturering kan være at opnå betaling, det papirarbejde, der omsætter åbne kundefordringer til betalt forretning, viser i nogle tilfælde skræmmende iværksættere til den langsomme bevægelse af virksomhedernes bureaukrati. Ved at udarbejde fakturaen korrekt første gang, reduceres risikoen for forsinket A / R eller anmodninger fra sælgeren om at indsende en rettet faktura igen.

1.

Udvikle en standardfaktura for din virksomhed. Der findes ingen enkelt korrekt skabelon, der skal bruges - Microsoft tilbyder flere forskellige designs fra f.eks. Office.com - men sørg for, at designet indeholder alle data, der kræves af betaleren, og det er let at læse.

2.

Angiv datoen for fakturaen og et fakturanummer. Selv hvis du ikke har brug for detaljerede tal, stoler større virksomheder på dem for at spore hvilke fakturaer der er betalt.

3.

Lever oplysninger, der identificerer din virksomhed. F.eks. En "remit to" -linje, der identificerer den person eller virksomhed, som checken skal betales med, med en ordentlig postadresse. Tilføj eventuelle identificerende data - leverandørnumre, skatte-id-data, adresseoplysninger og kontraktnumre, for eksempel - som hjælper betaleren til at vurdere fakturaens gyldighed.

4.

Opsummer oplysninger om den transaktion, som du fakturerer for. Hvis du f.eks. Har afsendt widgets som svar på virksomhedens købsordre, skal du medtage firmaets PO-nummer samt datoen for varens afsendelse - inklusive, hvis det er tilgængeligt, et forsendelsessporingsnummer.

5.

Angiv de varer, som du vil blive betalt for. Medtag en præcis og beskrivende forklaring af hver afgift med en mængde, enhedspris og endelig udvidet pris. Lever unikke identifikatorer, som f.eks. Katalognumre eller universelle produktkoder, for at gøre det muligt for betaleren at krydshenvise kvitteringen af ​​produkter. Hvis du specificerer tjenester, skal du forklare tjenesteydelsens art og, hvis det er nyttigt, kontaktpersonen hos virksomheden, der kan garantere for afgiftens nøjagtighed.

6.

Beregn subtotalen af ​​alle poster som faktureret.

7.

Behandle eventuelle tilpasninger til den subtotale - såsom procentvise rabatter, skatter, forsendelser eller renter - så fremlægge en endelig fakturerbar total. Hvis du vurderer skatter, skal du sikre dig, at betaleren ikke er skattefritaget, og at du er lovligt tilladt og forpligtet til at indsamle salgsafgifter baseret på virksomhedens placering og den virksomhed, du fakturerer.

8.

Angiv betalingsbetingelser. De fleste forretningsfakturaer er "netto 30", hvilket betyder at fakturaen skal betales fuldt ud inden for 30 dage efter modtagelsen. Nogle små virksomheder tilbyder induktioner, såsom en 5 procent rabat for at betale inden for 15 dage. Sørg for, at fakturabetingelserne er tydeligt identificeret, hvis de ikke allerede er omfattet af kontrakten.

Ting, der er nødvendige

• Nøjagtige optegnelser om alle varer, du fakturerer

Tip

• Bestem, om forskellige forretningsenheder for en enkelt sælger vil godkende forskellige dele af din åbne faktura. Hvis det er tilfældet, spørg om, hvorvidt det er mere hensigtsmæssigt at indsende flere mindre fakturaer for at strømline godkendelsesprocessen og reducere risikoen for, at et enkelt spørgsmål kan forsinke betalingen på hele partiet af åben A / R.

Advarsler

• Nogle store virksomheder digitaliserer indgående fakturaer. Hvis computeren savner obligatoriske felter, kan betalingen blive væsentligt forsinket. Derfor er det altid forsigtigt at indsende computergenererede eller maskinskrivne fakturaer og kontrollere hos kunden for at afgøre, om virksomheden kræver visse dataelementer eller formater. At overholde kundens faktureringssystem, selvom det modsiger din egen skabelon, undertiden oversætter til accelererede kontoudskrifter.
• Følg kravene beskrevet af US Customs and Border Enforcement for at dokumentere varer, der krydser ind i USA, der skal rydde told.