GAAP principper for interne kontrolprocedurer

Regnskabsstandardens generelt accepterede regnskabsprincipper, eller GAAP, fastsætter de regnskabsstandarder, som en amerikansk virksomhed skal følge. Interne kontroller er designet til at forhindre svig og skrivefejl, der kan kompromittere rigtigheden af ​​virksomhedens årsregnskaber. Solid interne kontroller kan også reducere tab fra tyveri af virksomhedens aktiver og identificere underpræparerede medarbejdere. Disse kontroller bør gennemføres af virksomheden, inden der gives finansiel information til eksterne revisorer, långivere eller investorer.

Segregation af Pligter

Adskillelse af arbejdsopgaver blandt forskellige medarbejdere reducerer muligheden for, at enhver person begår svig. Det skaber også dobbeltcheckningsprocedurer for at skære ned på skrivefejl. Den medarbejder, der håndterer registrering, bør ikke have fysisk varetægt over aktivet. For eksempel bør den person, der er ansvarlig for bankafstemninger, ikke modtage betalinger fra kunder eller forberede bankindskud.

Adgang

Fysiske kontroller sikrer, at kun autoriserede medarbejdere har adgang til virksomhedens aktiver. Nogle fælles kontroller omfatter låsekasser til småkasser, nøglekort til lager og unikke adgangskoder til medarbejdere, der bruger kassaapparater. Disse kontroller kan også være digitale, såsom at kræve et kodeord for adgang til virksomhedens computersystem.

Bemyndigelse

Din virksomhed skal også udvikle specifikke skriftlige procedurer for finansielle transaktioner, herunder en liste over de personer, der har beføjelse til at godkende hver type transaktion. Du kan angive standardtransaktioner og acceptable mængder, og kræver derfor, at godkendelse fra administrator overstiger disse grænser. Godkendelser bør revideres for at sikre, at ledere ikke tillader svigagtige transaktioner. Større transaktioner kan kræve godkendelse fra mere end én person. Du kan f.eks. Tillade alle medarbejdere at udføre indkøbsordrer under $ 5.000 og kræver administrator godkendelse for ethvert beløb over dette. Niveauet for anciennitet, der kræves til godkendelse, bør stige, da dollarbeløbet stiger.

Journalføring

Alle årsregnskaber skal støttes af generaldirektørrapporter eller yderligere tidsplaner. Du kan også reducere svig og utilsigtede fejl ved at bruge standardiserede former for finansielle transaktioner, hvor det er muligt, såsom købsordrer eller salgsfakturaer. Disse formularer skal nummereres sekventielt, så du kan identificere manglende formularer i sekvensen eller nye former, der bruges til at tilbagekalde en tidligere ikke-dokumenteret transaktion.

Verifikation

En tilsynsførende bør regelmæssigt gennemgå alle de vigtigste hovedbogsregnskaber for nøjagtighed. Vejlederen skal være en medarbejder, der ikke var involveret i udarbejdelsen af ​​rapporten. Nogle virksomheder anvender også interne revisorer for at verificere vejleders godkendelse. Den anmelende medarbejder skal underskrive og dokumentere dokumentet som bevis for hans godkendelse. Tilsynsførende bør også se på relevante finansielle målinger for at finde områder, der kan opleve effektivitetsproblemer. Dette kan være en indikation af svig eller fejlagtigt registrerede transaktioner.