Hvordan man skriver et memo fra HR

Personaleafdelinger sender jævnligt kommunikation til medarbejdere om en række emner - fra dokumentation af medarbejderafslutninger for at udvide en invitation til virksomhedens picnic. Den mest effektive HR-kommunikation er velkonstrueret, holder publikum i tankerne og distribueres hensigtsmæssigt. Det indeholder også sprog, der ikke giver læseren mulighed for at fortolke betydningen, hvilket betyder, at et HR-memo skal være klart og entydigt.

1.

Udkast til formålet med og oversigt over din besked. Notater fra menneskelige ressourcer kan være informative, såsom politik eller proceduremæssige opdateringer, eller de kan skrives bekræftelse af beskæftigelsesaktioner, såsom dokumentation for disciplinærbedømmelse eller opsigelse. Når du udarbejder omridset, skal du bestemme din læsers position eller titel, baggrund og kvalifikationer.

2.

Forbered listen over medarbejdere til hvem dit notat vil blive distribueret. Spørg din it-afdeling for at give dig en e-mail liste for alle medarbejdere eller for bestemte grupper af medarbejdere. Hvis du skriver et informativt memo til medarbejdere, skal du kopiere deres vejledere og ledere. Lederskab skal altid være opmærksom på de oplysninger, der gives til medarbejdere, der rapporterer til dem.

3.

Indsamle data, der er nødvendige for at underbygge dit emne. Hvis du f.eks. Skriver om en politikændring, får du kopier af aktuelle håndbøger og standardoperationer. Få også reviderede politiske erklæringer, der er blevet formidlet, efter at din håndbog blev offentliggjort. Hvis politikkerne har at gøre med processer, såsom teknologi, får du trinvise instruktioner til brug af den nye teknologi.

4.

Skriv de medarbejdere til hvem du skriver notatet. Bestem, hvem dine læsere er, og juster sproget i overensstemmelse hermed. For eksempel, hvis du skriver til it-specialister om proceduremæssige spørgsmål, vil de forstå teknologisprog. Men hvis du skriver et notat om it-processer, og dit publikum består af mere end IT-personale, skal du forberede det, så det er forståeligt for et bredt publikum.

5.

Anbring kopier af notater rettet til enkelte medarbejdere i deres personaledokumenter. Nogle fortrolige notater skal muligvis præsenteres først og fremmest, og hvis notatet vedrører opsigelse, skal medarbejderens vejleder eller leder være til stede under mødet, når notatet afleveres til medarbejderen.

6.

Angiv, om HR-notater er fortrolige. HR-korrespondance kan indeholde følsomme oplysninger om lønninger og vilkår vedrørende beskæftigelsesspørgsmål som fordele, disciplin, HR-statistikker og HR-strategiske planer. Kopier af fortrolige HR-notater skal gemmes i filer med begrænset adgang.