Virtual Meeting Etiquette

Dyden til virtuelle møder er, at deltagerne kan mødes og diskutere projekter eller andre problemer uden at være på samme sted. Virtuelle møder kan være en god prisbesparelse til små virksomheder, da de tillader folk med begrænset tid, eller som er langt væk til at deltage i et møde uden omkostninger ved at rydde kalendere eller bestille en forretningsrejse. Men mens du forbinder alle, kan det være nemt at have et produktivt og professionelt virtuelt møde kan være en udfordring.

Teknologi

Sørg for, at den teknologi, du bruger, fungerer godt forud for mødet, for at give dig tid til at foretage de nødvendige justeringer. Selv om mødet er virtuelt, skal deltagerne stadig tage tid ud af deres dage for at deltage. Manglende at sikre, at teknologien fungerer korrekt, kan føre til, at nogle deltagere bliver udeladt eller vred for at spilde deres tid. Træd et testmøde med en ven eller kollega i et andet kontor for at sikre, at teknologien fungerer korrekt, og at lyd- og videosignalerne er klare. Statisk fyldt lyd og hakket video vil holde nogle deltagere fra at deltage i mødet.

Indstilling

Selv om du mødes stort set, bør du deltage i en professionel indstilling. Hvis du deltager hjemmefra eller på et offentligt sted, skal du finde et roligt og privat rum og slukke for tv og musik. Hvis det er muligt, skal en anden holde børn eller kæledyr beboet, så de ikke forstyrrer mødet. Kjole så professionelt som du ville, hvis du skulle på kontoret og sidde ved et skrivebord eller i en stol, i stedet for at slappe af på sofaen eller på din seng.

Deltagelse

Deltagelse i et virtuelt møde kan være vanskeligere end i et traditionelt møde, fordi det kan være svært at læse visuelle signaler fra en computerskærm og afgøre, hvornår en anden skal tale. Hvis du leder mødet, skal du designe det, så hver deltager har tid til at bidrage ved at rette spørgsmål til bestemte deltagere. Begræns også størrelsen af ​​mødet Jo mindre antallet af deltagere er, desto lettere vil det være for alle at deltage og blive forstået. Undgå multitasking under mødet. Kontrol af e-mail eller arbejde på andre projekter er fristende under et virtuelt møde, men det vil holde dig i stand til fuldt ud at deltage.

Fokus

Hold mødet fokuseret. Send møderens dagsorden til deltagere på forhånd og inklusiv kopier af dokumenter, som du vil diskutere under mødet. Som med ansigt til ansigt møder, tildele nogen at være ansvarlig for tiden og opmuntre alle til at holde sig til dagsordenen. Hold mødet kort for at sikre, at alle deltagere er involveret under mødet.