Hvordan man udarbejder en virksomhedens undskyldning

Ingen virksomhedsejere ønsker at indrømme, at deres firma lavede en alvorlig fejltagelse. Men undertiden indrømme og undskylde for en fejl er den bedste måde at generere nogle positive public relations i kølvandet på en fejltagelse. Ved at skrive et klart og kortfattet selskabs undskyldningsbrev kan virksomhedsejere starte den lange proces med at reparere deres virksomheds image. Nøglen er selvfølgelig at skrive et brev, der ikke ligger i det negative, men snarere fokuserer på de skridt, som virksomhedens embedsmænd tager for at sikre, at fejlen ikke sker igen.

1.

Vælg den rigtige person til at skrive dit brev. Afhængigt af fejlens sværhedsgrad kan det være en vigtig forskel at vælge den rigtige forfatter til dit selskabs undskyldningsbrev. Hvis en af ​​virksomhedens medarbejdere sendte en forkert ordre til en værdsat kunde, kan en mid-level manager - den person, der fører tilsyn med den ansatte - skrive brevet. Hvis din virksomhed lavede en mere alvorlig fejl, som at overstige det årlige overskud i fem på hinanden følgende år, skulle selskabets undskyldningsbrev komme fra en topofficer, måske administrerende direktør.

2.

Angiv den fejl, som din virksomhed kun lavede kort i dit brev. Du kan ikke skjule fejlen. Men du ønsker heller ikke at dvæle på det. Opsumm fejlen i to eller tre sætninger, og gå videre til mere positive nyheder.

3.

Angiv de trin, som din virksomhed tager for at sikre, at problemet ikke sker igen. Måske fyrer du de medarbejdere, der er ansvarlige for fejlen. Måske indfører du et nyt tilsynskomité eller ansætter en ny compliance officer. Uanset din løsning skal du sørge for at fremhæve det i din undskyldningsbrev.

4.

Bestem, hvor du skal offentliggøre dit brev. Ved mindre fejlmeddelelser sender du dit firmas undskyldningsbrev direkte til dine kunder eller kunder. For mere alvorlige fejl kan du dog betale for at offentliggøre dit undskyldningsbrev i aviser eller fagblade.