General Ledger Procedures

Regnskabssoftware indeholder to hovedtræk: en generel storbog og rapporteringsfunktioner. Hovedboksen er det stykke, du bruger til at indtaste daglige transaktioner og informationskilden til finansielle rapporter. Selvom det er en god forretningspraksis, at skabe procedurer for brug af generaldirektøren, er det vigtigt, når du har mere end én person, der foretager indgange.

Tilgodehavender

Mange virksomheder strukturerer deres regnskabsafdelinger, så en person indgår oplysninger om tilgodehavender, mens en anden medarbejder håndterer betalbar gæld. Dette hjælper med at forhindre gentagne indlæg, selv om en enkelt detailorienteret bogholder normalt kan holde øje med både i den generelle storbog. Gør det klart for regnskabsmedarbejdere, der er autoriseret til at indgive oplysninger om tilgodehavender og udpege, hvad der udgør en tilgodehavende. I de fleste tilfælde er det penge, der kommer ind i virksomheden eller skyldes selskabet, såsom betalinger, der modtages eller forventes fra kunderne. Storgenen sporer udestående fakturaer samt betalinger, der er foretaget. Det er nyttigt at gøre det til standardproceduren for den tilgodehavende medarbejder til at oprette indskudssedler for daglige indtægter og koncernbogføringer med indbetalingsnummer. Når depositum er opført på din bankkonto, kan han markere depositumet som afsluttet.

Gæld

Leverandørbetalinger behandles typisk af et højtstående medlem af din regnskabspersonale, hvis du har flere regnskabsmedarbejdere. Debitorer registrerer de penge, der forlader dit firma, såsom betalinger til forsyningsvirksomheder, leverandører og medarbejdere som løn. Din konto, der skal betales, gør poster i hovedboksen, når du opretter checks for betalinger, og hun markerer dem som betalt, når kontrollen rydder banken. Dette hjælper med månedlige afstemninger.

Andre anvendelser

Indkomst kommer ikke altid i form af enkle kontrol fra kunder. Hovedboksen giver dig mulighed for at spore investeringsindtægter, såsom renteindtjening. Det giver dig også mulighed for at spore kapitalforbrug, f.eks. Når du sælger din leveringsbil til at købe en ny. Udover forventede månedlige regninger og udgifter sporer du også engangskøb - som den nye leveringsbil - i hovedbogen. Hvis du har flere bankkonti, f.eks. En opsparingskonto, skal alle overførsler mellem konti logges i hovedbogen.

afstemninger

Hver hovedbogbog indtastning skal tildeles en konto kode baseret på dens type. Betalinger til brugsvirksomheder skal f.eks. Have samme kontonummer, selvom du måske bruger underkonti til at adskille dem yderligere. Indtægter fra husleje skal klassificeres forskelligt fra kundernes køb. Dette hjælper dig med at afslutte månedlige afstemninger. Din senior regnskabsmedarbejder skal afstemme hovedbogen i slutningen af ​​hver måned for at sikre, at saldoen svarer til dine bankkonti. Hvis de ikke gør det, skal han undersøge problemet, indtil ledgeren forsoner. Udførelse af månedlige afstemninger gør din årlige afstemning meget enklere og sikrer, at din balance og resultatopgørelser er korrekte hele året.