Dokument Destruction Procedures

Med truslen om identitetstyveri og de bøder, der kan pålægges for ukorrekt at kassere dokumenter, bør den korrekte destruktion af dine forretningsdokumenter aldrig tages let. Statlige love og industriregler kan variere, hvor længe dokumenter skal opbevares og hvordan de skal bortskaffes, så det er vigtigt at holde sig ajour med hvilke politikker der påvirker din virksomhed, inden du udvikler procedurer for dig selv og dine medarbejdere.

Overholdelse og politikker

Uanset hvor du befinder dig, eller hvilken virksomhed du er i, bør du have en forståelse for, hvilke dokumenter der skal destrueres permanent, og som aldrig bør ødelægges. Stats- og erhvervsmæssige bøder kan være alvorlige for ukorrekt bortskaffelse af dokumenter, især når det kommer til kundens finansielle oplysninger og medarbejdernes helbredsoplysninger. Erhvervsskattedokumenter og erklæringer for bankkonti og erhvervskreditkort skal opbevares i mindst syv år, før de destrueres. Når du først har fundet ud af, hvilke dokumenter der skal destrueres, inden du kasseres, kan du selv gøre det eller ansætte et outsourcingfirma, der specialiserer sig i papirstop og elektronisk datadestruktion.

Godkendelse og ansvar

Som virksomhedsejer skal du sørge for, at ansvarlig er, f.eks. Din kontorchef, netværksadministrator eller revisor, hvis du ikke selv fører tilsyn med ødelæggelsen af ​​dokumenter. Denne person bør være bekendt med dine politikker og de love og regler, der regulerer disse politikker. Han bør også kontrollere, at de dokumenter, der ødelægges, kun er dem, der skal destrueres. For eksempel kan papir, der skal rives, placeres i et bestemt område af et rum i forseglede poser paraferet af den person, der er autoriseret.

Papiroptegnelser

En papirstrimler er den foretrukne metode til bortskaffelse for de fleste forretningsdokumenter. Du kan købe papirkopere til forskellige mængder hos de fleste kontorforretninger. Brænding eller pulverisering kan foretrækkes afhængigt af informationens følsomhed. Pulveriserende grinds eller re-shreds shredded papir for at gøre det næsten umuligt at sætte sammen igen. Hvis du selv makter dig selv, skal du overveje at gøre det i store partier, så dokumenterne er blandede og usandsynligt, at de let kan monteres igen. Sæt det rynkede papir ud umiddelbart inden genbrugsvognen kommer.

Elektroniske dokumenter

Når du sletter elektroniske dokumenter på en computer, skal du altid huske at tømme papirkurven. Filerne slettes faktisk ikke, når de stadig er i computerens papirkurvmappe. Så længe harddiske stadig er i din besiddelse, bør dette være tilstrækkeligt til at ødelægge elektroniske dokumenter. Før du giver op på en harddisk, skal drevet slettes med speciel software eller fysisk ødelagt, før du kan antage, at dokumenterne ikke kan genoprettes. Dette omfatter harddiske inde i kopimaskiner, som kan gemme elektroniske kopier af hver taget fotokopi.