Hvilken type kræfter styrer administrative assistenter i en organisation?

Mens administrative assistenter har en jobbeskrivelse, begynder den beskrivelse ikke, hvordan kontorassistenter udøver magt. En klog administrativ assistent med stærke personlige evner kan gøre dit kontor til et kraftværk. Dine forretningsforbindelser skal have en tone og smag, der ikke kun imponerer kunder, jævnaldrende og medarbejdere, men også hjælper dig med at blive effektiv til styring af din virksomhed. Når du forstår en administrativ assistents potentielle magt, ved du, hvilken myndighed der skal delegeres.

Officielle kræfter

Administrativ assistent overtager opgaver, der gør din dag mere effektiv. Skrivning af rutineemails, åbning af mail, skrivning af aftaler på kalendere, sammensætning af breve og organisering af papirer til opbevaring henhører under administrativ assistent. Kraften bag disse opgaver hviler på at give chefen mulighed for at bruge sin tid til beslutningstagning, pleje faglige relationer, overvåge projekter og overvåge medarbejdere.

Uofficielle kræfter

Din assistents modstandsdygtighed under de stressende øjeblikke i enhver kontorsituation er nøglen til virksomhedens succes. Nogle af den modstandsdygtighed indeholder et positivt syn på, hvordan man håndterer stress på jobbet, samt evnen til at påtage sig flere opgaver. At holde vigtige virksomhedsoplysninger fortrolige kan være et andet uvurderligt aspekt til din administrative assistents rolle. Også meget vigtigt er hans evne til at arbejde godt sammen med personer i din organisation, der har forskellige ansvarsniveauer. Din assistent bliver det direkte link mellem dig og dem, der arbejder for dig såvel som dine kunder. Du må ikke blive opmærksom, før du ansætter din assistent, at han besidder så vigtige, men uofficielle kræfter, men de er vigtige for din virksomheds fremskridt og succes.

Intuitiv kraft

De bedste administrative assistenter har beføjelser, der næsten virker medfødte. Din assistent kan blive din portvakt til mange mennesker og håndtere spørgsmål og beslutninger, som du ikke har tid til at adressere. Denne form for strøm kan blive meget praktisk, når du er oversvømmet med møder, og har en tung rejseplan eller talrige e-mails og talemails til at svare. Når du har udviklet et tillidsfuldt forhold til din administrativ assistent, kan hun blive så opmærksom på din ledelsesstil, at hun er i stand til at besvare anmodninger fra folk, enten via e-mails og telefonbeskeder, der ikke er så afhængige af din øjeblikkelige handling .

Strøm gennem teater og drama

De fleste erhvervsorganisationer kan attestere, hvordan man kan komme ud af kontrol og skør en arbejdsplads til tider. Dette kan skyldes næsten umulige frister, tunge arbejdsbyrder, testige personligheder og den delikate moral i organisationen selv. En administrativ assistent, der bruger sine "teatralske" beføjelser til at berolige nerverne i din organisation, kan gøre en stor forskel på at komme igennem så vanskelige tider for både dig og hele din organisation. Dette kan omfatte at tage ansvar for kaos ved at præsentere en stærk fysisk holdning og bruge en autoritativ stemme og afslutte tvister ved at oplyse, at deltagerne i et møde er ude af emne og ude af orden og marcherer gennem arbejdspladsen med et autoritativt skridt, der siger den administrative assistent har øret af chefen. Disse teatre har et magtniveau, som kan hjælpe dig med at opretholde respekt for jævnaldrende og underordnede.