Hvad er et fokuselement i en mødeagenda?

Møder kan være dynamiske sammenkomster, hvor innovative ideer bliver født. De kan også hurtigt anspore tempere, da deltagerne går væk, føler sig som om de har spildt tid og opnået ingenting. Som en lille virksomhedsejer er det dit job at styre mødet mod den dynamiske og væk fra den frustrerende. For at gøre det, bør du fordoble den tid, du bruger til at lave dagsordenen, ifølge "Forbes." Som en del af din dagsordenskabende proces skal du oprette fokuselementer, som forme indholdet og retningen af ​​dit møde.

Organisatorisk betydning

Et fokuselement, også kendt som en dagsorden, en handling eller et emne, er et emne, der planlægges at blive overvejet eller diskuteret under et møde. En møde dagsorden er en liste over fokus elementer, deltagerne er ansvarlige for at præsentere eller diskutere dem og den tid, der er dedikeret til dem. Strategisk organiseret på dagsordenen fokuserer emner 'ordre et overblik over mødernes struktur. For eksempel bliver det første fokuspunkt det første punkt, der diskuteres, mens det sidste fokuspunkt er det sidste problem, der behandles inden mødet afbrydes.

Handlingsfokus

Fokuspunkter skal begynde med handlingsord for at hjælpe medlemmerne med at forstå, hvad der skal udføres. Hvis du f.eks. Bare viser "begivenhedens gæsteliste", vil deltagerne ikke vide, om du raffinerer, gennemgår, vælger eller retter gæstelisten. I stedet skal du skrive "Stem på begivenhedens gæsteliste." Dette gør fokuspunktet meget tydeligere, og møde deltagere vil vide, hvad de skal forvente.

Valg af fokuselementer

Før du beslutter dig for dine fokuspunkter, skal du bestemme, hvad du vil opnå ved mødet. Når du har kendskab til dit mødes mål, kan du udvikle fokuselementer til at hjælpe dig med at nå dem. Gode ​​steder at kigge efter fokuspunkter inkluderer minutter fra sidste møde og feedback fra deltagere. Når du har udviklet en liste over potentielle fokuspunkter, skal du sikre dig, at elementerne er relaterede og involverer alle deltagere. Hvis de ikke er det, skal du overveje at have mere end ét møde for at sikre deltagerne at være fokuserede og involverede.

Være forberedt

Hvis du lægger fokus på din møde dagsorden, skal du sikre dig, at den valgte deltager er klar til at adressere den ved at samle de nødvendige støttematerialer. Hvis f.eks. Fokuseringselementet siger "Godkend finansielle rapporter", skal du have rapporterne i mødet med dig. Som virksomhedsejer kan du sikre, at du får et godt møde ved at kontrollere hver deltager har adgang til de nødvendige støttematerialer et par dage før mødet.