Hvad er et elektronisk dokumenthåndteringssystem?
Vedligeholdelse af papirdokumenter og filer er et dyrt forslag til en organisation. Dokumenter skal indsættes i filmapper og anbringes i et dyrt arkivskab, og kontorfast ejendom skal afsættes til deres opbevaring. Når en fil er nødvendig, skal den hentes og derefter arkiveres igen. På grund af disse problemer har mange virksomheder flyttet mod et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Mange systemer er tilgængelige, men de tilbyder alle samme funktionalitet.
ankomst skanning
Når et dokument ankommer til et kontor, der bruger et elektronisk dokumenthåndteringssystem, scannes det ved hjælp af en bulkskanner. Disse scannere fungerer meget som en fotokopieringsmaskin med en arkføder, som kan håndtere flere sider ad gangen. Når dokumentet er scannet, tildeler en kontorist det et navn, filnummer eller anden sporingskode. Når et elektronisk dokument er oprettet, kan det originale papirdokument makuleres.
Dokumenthåndteringssoftware
Specialiseret dokumenthåndteringssoftware bruges til at organisere og gemme hver enkelt fil. Disse værktøjer simplificerer opbevaring og hentningsprocessen ved at bruge kraftig optisk tegngenkendelse, som læser indholdet af hvert dokument. Disse oplysninger gemmes som en del af den elektroniske fil, hvilket gør det muligt at søge indholdet af hvert dokument, der er gemt i databasen. Medarbejdere kan søge efter alle dokumenter fra en bestemt kunde, der indeholder bestemte nøgleord eller ved hjælp af en anden variabel. Hvad der normalt tager timer på en filklerkes tid kan nu nås af nogen inden for få minutter.
Elektronisk routing
Når dokumentet er blevet scannet, kan ekspedienten videresende det til nogen i organisationen til gennemgang. I et traditionelt papirmiljø involverede dette manuelt filen. Det var almindeligt, at filer skulle gå glip af eller forvandle sig på skrivebordet til medarbejderen i dage eller uger, utilgængelige for nogen andre. Dokumentstyringssystemer giver mulighed for øjeblikkelig gennemgang af alle i organisationen. Ethvert dokument kan straks videresendes mellem medarbejdere, selv mellem kontorer og territorier.
Forbedret sikkerhed
Ethvert elektronisk dokument kan beskyttes ved hjælp af en forbedret sikkerhedsprotokol svarende til den, der anvendes af banker. Dokumenter kan beskyttes, så kun bestemte medarbejdere kan få adgang til visse oplysninger. Låste arkivskabe erstattes af adgangskodebeskyttede sikkerhedssystemer, der reducerer risikoen for, at information falder i de forkerte hænder. Menneskelige ressourcer kan sikres, at følsomme oplysninger forbliver fuldt beskyttede, mens salgsafdelingen kan lagre dokumenter til rådighed for enhver medarbejder.
Off-Site Backup
Databasen med dokumenter kan nemt gemmes på en hvilken som helst enhed. Den primære lagringsenhed er ofte placeret i virksomhedens primære kontor, ofte på en server i IT-afdelingen. Dataene er også nemt sikkerhedskopieret og opbevaret off-site. Dette er en enorm forbedring i forhold til papirfiler, som let kan ødelægges af vandskader eller brand. At holde en hel kopi af en dokumentdatabase off-site giver en fremragende forretnings kontinuitetsplan, således at nøgleinformation ikke går tabt på grund af en katastrofe.
Populære Indlæg
At være en kunsthåndværk sælger giver dig mulighed for at udstille og sælge dine håndlavede og kunstneriske kreationer på en række steder. Mange kunsthåndværkere sælger deres varer på håndværksshow, kunstmesser og festivaler. Stadig andre sælger som leverandører ved swap møder, i indkøbscenter kiosker og hjemme fester. De finansielle a
Læs Mere
Apples iTunes er et varieret medieafspiller og mediehåndteringsprogram, der afspiller lyd- og videofiler og styrer den uafhængige iPhone-mobilenhed. iTunes giver dig mulighed for at synkronisere dine iPhone-data, f.eks. kontakter og musik, med dataene på din computer. For at styre flere iPhones på en computer anbefaler Apple at oprette separate brugerkonti på maskinen som den nemmeste, sikreste og mest enkle metode. Sep
Læs Mere
Photoshop Elements 10 giver dig mulighed for at vende eller ændre retninger af billederne på dit arbejdsområde. Flip et billede vandret producerer et spejlbillede, der hjælper dig med at vende teksten i billedet som om du kiggede gennem et spejl. Denne transformation hjælper også dig med at omplacere en genstand fra venstre side af billedet til højre, for eksempel. Ved a
Læs Mere
Tar er et almindeligt filformat til arkiver i Linux- og Unix-baserede operativsystemer. Disse typer af filer bruges typisk til at sikkerhedskopiere filer og mapper eller til at overføre filer og programmer via et netværk. Du kan kopiere en mappestruktur fra en computer og overføre hele mappestrukturen til andre computere på dit kontor. Al
Læs Mere
Åbning af en dagpleje er ikke en billig proces. At drive en børnepasningsvirksomhed, når fundamentet er oprettet, kan være endnu dyrere med omkostninger ved at betale medarbejdere, købe forsyninger og snacks og vedligeholdelse af faciliteter. Børnepasning er dog en meget vigtig del af ethvert fællesskab, da voksne voksne har brug for sikre og pålidelige steder for deres børn at opholde sig i løbet af arbejdsdagen. Der er f
Læs Mere