Hvad bliver dokumenteret i de årlige protokoller?

Dit selskab kan have en lille bestyrelse bestående af en præsident, sekretær og kasserer, eller hvis det er et "S" -selskab, kan det kun have én aktionær: dig. Optag de vigtige forretningsbeslutninger, du foretager hvert år i det årlige mødemøde. Årlige minutter skal altid indeholde dato og sted for dit møde, hvem i selskabet deltog og et resumé af dine virksomhedsaktioner i løbet af det sidste regnskabsår.

Grundlæggende krav

Alle stater kræver, at virksomheder holder gyldige selskabsmøder og holder virksomhedens minutter. Møder skal holdes kun en gang om året, især hvis du har et lille selskab. Hold et gyldigt møde ved at give passende meddelelse og holde skriftlige optegnelser i form af årlige mødemøder. Optag hvem der deltager i mødet, dag og tidspunkt mødet afholdes, og de grundlæggende oplysninger dækkes og beslutninger træffes. Selvom alt forbliver det samme, skal du blot registrere det i minutter. Gennemgå din stats virksomhedskrav for at sikre, at du har de grundlæggende grunde.

Enkeltaktionærmøder

For "S" -selskaber med en aktionær er krav til årlige minutter simple. Indstil en dato for mødet. Optage mødet som et fælles møde i bestyrelsen og aktionæren. Medtag din årlige resultatopgørelse, hvis du ønsker det. Det er ikke nødvendigt. Optag eventuelle vigtige ændringer i din virksomhed, der fandt sted i løbet af året. Elect officerer i henhold til dine vedtægter og vedtægter, hvis de angiver valg bør finde sted hvert år. Skriv protokollen som sekretær for selskabet.

To Aktionærmøder

Bestem datoen for dit møde og giv en passende meddelelse. Hvis du ofte mødes med den anden aktionær, kan du underskrive et frafald. Opsigelsen af ​​bekendtgørelsen skal angive, at jer begge holdt mødet sammen. Optag protokollen fra dit møde for at angive, at de to aktionærer var til stede på et fælles møde mellem aktionærer og bestyrelse. Elektriske embedsmænd i henhold til dine vedtægter og vedtægter. Sekretæren for selskabet bør underskrive protokollen, når den er færdig.

Tre eller flere aktionærer

Når mere end to aktionærer er involveret i et selskab, skal årsmødet følges nøje efter reglerne i den stat, hvor virksomheden er medtaget. Sørg for, at præsidenten, bestyrelsesformanden eller sekretæren indkalder mødet og giver passende meddelelse. Opbevare optegnelser, der normalt indeholder en underskrevet roster, sammen med det årlige mødemøde. Optag alle nødvendige handlinger, herunder valg af officerer og udvalgsudnævnelser, i de officielle minutter. Hold protokollen i en corporate minut bog.