Typer af organisationsstruktur i Office Administration

Forskellige små virksomheder anvender varierede organisationsstrukturer til at udføre kontoradministrationsfunktioner, der ofte er baseret på ejerens præference. Nogle virksomhedsejere håndterer alle de udøvende funktioner. For en mindre virksomhed med mere end en ejer kan kontorets ansvar divideres med ekspertise eller funktionelle områder. Uanset hvordan du vælger at organisere dit kontor, er det vigtigt, at du har skrevet jobbeskrivelser, så medarbejderne ved hvad der forventes af hver medarbejder, og hvem har det endelige ord i beslutninger.

Organisationsstruktur

En organisationsstruktur er en gruppering af virksomhedens medarbejdere, der afgrænser hver arbejdstagers funktion, overordnet og underordnet. Et organisationsdiagram begynder ved at notere direktør øverst og derefter alle de mennesker under ham ved navn og titel. En administrerende direktør kan have flere ledere, der rapporterer direkte til ham, der er anført under ham på diagrammet, forbundet med lige linjer. Disse medarbejdere kan omfatte den øverste økonomichef, direktør for marketing og Chief Operating Officer. Mens alle medarbejderne i virksomheden arbejder under administrerende direktør, forbinder et org-diagram hver medarbejder kun med sine direkte rapporter. Under CFO, for eksempel, kan diagrammet vise human resources direktør og regnskabspersonale. I afdelinger, hvor flere medarbejdere udfører samme funktion som salg eller fremstilling, er medarbejderne opført efter titel eller funktion, ikke navn.

Flad

En meget lille virksomhed med færre end 20 ansatte kan bruge en flad organisationsstruktur med alle ledelsesfunktioner, der rapporterer direkte til ejeren. Et eksempel ville være en restaurant, der har kokken, spisestuechef, bogholder og bartender, der rapporterer direkte til ejeren. Selvom spiselederen har autoritet over ventetiden, og kokken styrer andre kokke, har ejeren ofte direkte kontakt med hver medarbejder.

Afdeling

Nogle virksomheder organiserer deres kontorer efter afdeling eller funktion, og hver afdelingschef kan rapportere direkte til virksomhedens ejer. Afdelinger kan omfatte salg, marketing, regnskab, menneskelige ressourcer, it og produktion. En struktur som denne har muligvis ikke et ledelsesniveau, som f.eks. En COO og CFO, mellem ejeren og afdelingschefne. I små virksomheder med flere ejere opdeler ejerne ofte disse opgaver ud fra deres ekspertiseområder.

Geografisk

Hvis en virksomhed har flere placeringer, kan ejeren beslutte at gøre hver enhed til en fritstående forretning og dele nogle tjenester og omkostninger med selskabet. Hver enhed kan være ansvarlig for sin egen ansættelse og fyring, bogføring, vedligeholdelse og andre funktioner. Enhederne kan dele nogle omkostninger, såsom markedsføring og indkøb, eller de kan dele medarbejdere, som f.eks. En revisor, der foretager bøgerne for hver enhed.

Produkt

Hvis en virksomhed har flere forskellige produkter eller tjenester, kan kontoret organiseres langs disse linjer. En rekreative facilitet kan f.eks. Have store tennis-, svømnings- og golfprogrammer, så kontoret kan opdeles i de tre divisioner. Hver afdeling er ansvarlig for en del af dets administration, såsom personale og marketing, men deler andre funktioner, såsom regnskabs- og facilitetsvedligeholdelse. Et fodtøjsfirma kan have separat kontoradministration til kvinders, mænds og børneafdelinger. Et advokatfirma kan deles af træningsområde med hver afdeling ledet af en direktør, der har samme stilling på virksomhedens organisationsdiagram.