Sådan opretter du et årligt forretningsmøde for en S Corp

Små virksomheder vælger S-selskabsorganisation til at videregive overskud - og tab - direkte til aktionærer, forenkling af selvangivelser. "S corp" -fordelingen giver aktionærerne mulighed for at afbalancere "gennemgå" indkomst med fradrag på grund af nuværende tab eller tab fordelt over en årrække. S corps opfylder specifikke krav fastsat af Internal Revenue Service, men skal også opfylde statslige krav til at holde møder, typisk årlige. På grund af det intime økonomiske forhold mellem selskab og aktionærer skal protokollen på årlige møder præsentere et fuldstændigt og præcist billede af virksomhedens aktiviteter.

1.

Start protokollen med en liste over bestyrelsesmedlemmer og en quorumerklæring. Kontroller vedtægterne for en definition af et quorum - normalt 50 procent plus en stemme - hvilket er antallet af direktører, der er nødvendige for at drive forretning.

2.

Angiv dato og metode til meddelelse af årsmødet. Igen skal du kontrollere vedtægterne for bestemte datoer for årlige møder og notifikationskrav.

3.

Liste kandidater til kontor med nominatorer og udstationerede, efterfulgt af de nye officerer valgt på bestyrelsens årlige møde. Angiv nye direktører valgt af bestyrelsen på et generalforsamling.

4.

Inkluder nøjagtige beslutninger truffet af bestyrelsesmedlemmerne. Beslutninger - såsom ændring af registreret agent, certificeret revisor eller forretningsadresse - kan accepteres ved flertalsafstemning, men bylaw-forslag kræver typisk større flertal og kræver også deltagelse fra aktive aktionærer.

5.

Tilføj bylaw-ændringer enten på et bestyrelsesmøde, hvis dine direktører og officerer er de eneste aktionærer i dit S-korps eller på et generalforsamling, hvis det kræves i dine vedtægter. Optag denne proces og de trin, der er taget eller planlagt til at udføre det. På et generalforsamling registrerer den person, der introducerede beslutningen eller ændringsforslaget - dets mover - sekunden og resultatet af afstemningen.

6.

Sammendrag møde forretning med en erklæring om, at alle handlinger og beslutninger af officerer i løbet af det foregående år er bekræftet. Dette er især vigtigt, hvis der ikke er indført nye beslutninger, eller din virksomhed består af kun få aktionærer, der også er direktører og officerer, og de daglige funktioner udføres uformelt.

7.

Optag enhver ny virksomhed introduceret og dens disposition. Deltagerne kan for eksempel stemme, eller spørgsmålet kan henvises til selskabets revisor, advokat eller et særligt udvalg til henstilling.

8.

Optag tid og betingelser for afbrydelse. Grupper kan udsættes til næste årsmøde eller en dato, hvor virksomheden kan fortsættes.

9.

Giv protokollen fra bestyrelsesmøderne til de nye embedsmænd og direktører til at underskrive; Alle skal underskrive og dokumentere dokumentet for at angive deres tilstedeværelse og aftale. Minuttagere skal underskrive årsmøder med deres navn, kontor og dato.

10.

Afslut eller print ledelsesmøder så hurtigt som muligt efter mødet for at få alle de tilstedeværende direktørers underskrifter. Afslut aktionær minutter inden for et par dage efter mødet.

Ting, der er nødvendige

• Corporate bylaws
• Robert's Order of Order
• Corporation bog
• Mindre formularer
• Skrivematerialer eller laptop og printer

Tips

• Corporate bylaws dikterer de beslutninger, der skal træffes på dit årlige møde. Virksomheder bruger typisk Robert's Order of Order for at give dem struktur.
• Opstil en blanket, der skal udfyldes på årlige møder med emner for datoer, deltagelse, valgresultater, beslutninger, flytninger, udstationerer og signaturer for at spare tid. Alternativt kan du arbejde på en bærbar computer på et bestyrelsesmøde, så du kan udskrive en kopi til underskrifter og indsætte den straks i virksomhedens bog.
• Den udgående kasserer kan fremlægge en årsregnskab på et årligt bestyrelsesmøde afhængigt af vedtægterne. Bestem det i sin helhed, når det fremlægges på et generalforsamling for at gøre det tilgængeligt for aktionærernes referencer.

Advarsler

• Fordi alle embedsmænd og direktører skal underskrive referatet af årsmødet, skal de holdes kort og stærkt nøjagtige for at minimere diskussion og mulig uenighed over hvem der sagde hvad.
• Optag kun beslutninger og direktiver sammen med navnene på dem, der laver bevægelser og sekunder. Forsøg ikke at opsummere diskussioner, som kan vare interminably og indeholde forvirrende, irrelevant materiale.