Sådan skriver du en email, der anmoder om tilgængelighed

Email er en accepteret form for forretningskommunikation, og du kan bruge denne metode til at anmode om ledighed til et møde. Når du kontakter en person, du ikke har mødt og har ringe kendskab til dine produkter eller tjenester, skal du formidle oplysninger så kortfattet som muligt. Husk, at mange ledere har adgang til e-mail via smartphones og tablets, og har ikke tid til at læse lange meddelelser. Din email skal være til det punkt, ved hjælp af høflig, passende sprog.

Adressér e-mailen personligt og angiv dets formål i starten så kort som muligt. Få forretningsfolk har tid til at læse gennem et par stykker, der forsøger at forstå, hvad du beder om. Åbn email med en sætning, der fortæller den læseren du skriver for at planlægge en aftale efter hans bekvemmelighed.

Følg formålet med din begrundelse for at anmode om mødet. Fortæl modtageren kort hvem du er, og hvorfor du skal møde med ham. Brug klart sprog og korte sætninger, f.eks. "Mit firma opererer i dit område, og jeg har en tjeneste, der kan gavne dig."

Foreslå et par potentielle datoer og tider for mødet med en anmodning om alternative muligheder, hvis ingen af disse datoer er egnede. Det vil fjerne muligheden for at indstille mødet fra modtageren, hvilket gør det lettere for ham at svare. Hvis du beder ham om at give detaljer om hans tilgængelighed, beder han ham gøre mere arbejde end du er.

Angiv klart sted for mødet, og dine grunde til at vælge det. For et indledende møde er det accepteret praksis for den person, der gør anmodningen om at være den, der skal rejse til mødet. Dette ville dog ikke gælde, hvis modtageren skal komme til din virksomhed, så hun kan se dine faciliteter og produkter. I så fald skal din email forklare dette.

Brug høflig, civiliseret sprog i din email, der anmoder om tilgængelighed, og kontroller, at din stavemåde og grammatik er korrekt. En potentiel kunde eller forretningsforbindelse kan afværges af en besked, der udviser en dårlig forståelse for sproget. Beskriv kort de potentielle fordele for modtageren fra en tilknytning til din virksomhed.

Vedhæft oplysninger om dit firma og produkter eller tjenester til e-mailen, så modtageren nemt kan få adgang til dem. Giv links til din virksomheds hjemmeside og nyhedsartikler om dit produkt eller din tjeneste, der kan give modtageren en forståelse for grunden til at anmode om et møde. Gem e-mailens størrelse til mindre end to megabyte, og sørg for, at vedhæftede filer ikke indeholder computervirus.

Følg op på e-mail-anmodningen efter en uge, hvis modtageren ikke har svaret. I din anden email, bedes du bekræfte, at han har modtaget den første email, og gentager din anmodning om et møde. Angiv at du vil kontakte modtageren pr. Telefon på en bestemt dato for hans svar, hvis du ikke har modtaget det, og planlæg telefonopkaldet for at sikre at du følger igennem.