Hvordan man skriver en kvittering for betaling

Kvittering for betaling kan være så enkelt eller så kompliceret som du ønsker, så længe det opfylder dine behov, såvel som dine kunders behov. Kvitteringer kan være lige så enkle som et cash register slip eller lige så afslappet som et skriblet notat på et stykke papir. Alternativt kan de være komplekse, såsom et digitalt regneark med købsordrenumre, programmerede udvidelsesberegninger og betalingshistorier.

Hvad skal inkluderes ved modtagelse af betaling

Hver modtagelse af betaling skal have navnet på den virksomhed, der udstedte den, datoen for transaktionen, købte varer og det beløb, der blev opkrævet. Mange indtægter inkluderer også kundens navn, især hvis kvitteringen repræsenterer en købsordre, der var fyldt, eller hvis køber og sælger er involveret i løbende forretningstransaktioner med hinanden. Hvis kunden har indsendt en købsordre, skal den pågældende ordrens nummer også vises på kvitteringen for køberen til reference. Hvis ordren bliver leveret, skal ordren have købers adresse og kontaktoplysninger for leveringsdriveren at bruge.

Andre oplysninger, der skal medtages

Det er nyttigt for en køber, der har betalt for et produkt eller en tjeneste, også at have dokumentation for, hvordan denne betaling blev foretaget. En kvittering for betaling kan også indeholde oplysninger om selve betalingen - som om den blev foretaget med kontanter - eller med check eller kreditkort. Det er især vigtigt at bemærke kontantbetalinger, fordi kontanter i modsætning til checks og kreditkortbetalinger ikke kan verificeres efter det faktum. Ud over at notere betalingsformen er det også nyttigt for kundens henvisning at angive et tjeknummer eller de sidste fire cifre på det anvendte kreditkort. En kvittering for betaling kan også indeholde salgsbetingelser, som om alt salg er endeligt, eller om varer kan udveksles inden for 30 dage, hvis kunden præsenterer kvitteringen.

Anvendelse af betalingsindtægter

Betalingskvitteringer er vigtige skattedokumenter, der giver dokumentation for de forretningsomkostninger, som du afskriver på dine skatter. De er også nyttige til ledelsesregnskaber og giver de oplysninger, som din bogholder har brug for til at spore køb efter kategori, så du kan vurdere, om dine udgifter i et bestemt område er økonomisk bæredygtige eller konsekvente fra år til år. En betalingskvittering er også uundværlig - hvis du har et problem med varen du har købt. Betalingskvitteringen tjener som købsbevis, så du kan udveksle eller returnere varerne.