Sådan skriver du en formel forretningsbrev til omlægning

Som en lille virksomhedsejer er tiden en af ​​dine mest værdifulde varer. Og siden du er samvittighedsfuld indser du, at dine medarbejdere sandsynligvis føles på samme måde. Det er derfor, at du sandsynligvis grimmer ved tanken om at skulle omlægge et møde. Du kender ulejligheden det kan medføre og den dominoeffekt, det kan skabe i dine medarbejders liv. Alligevel er der gode, legitime grunde til at omlægge et møde. En vigtig deltager kan have ramt en konflikt. Alternativt kan en nøglerapport, produkt eller anden del af dit møde blive forsinket. Eller du har muligvis ikke fået den tilladelse, du har brug for til at dele oplysninger med den indkaldte gruppe. I disse tilfælde og andre vil et uproduktivt møde være spild af alles tid, og det er den besked, du bør forsøge at formidle, da du laver en emailbesked til at omlægge dit møde.

Start din udsættelse af mødebesked

Få direkte til det punkt - at du skriver for at omlægge et møde fra en dag og tid til en anden. Formentlig vil placeringen af ​​mødet ikke ændres, men det vil hjælpe din læser ved hverken måde, så også medtage disse oplysninger.

Forklar godt

På dette tidspunkt kan det medvirke til at forestille din læser at sukke dybt, mens du kigger på hans eller hendes kalender for at fjerne en post og lave en anden. Vis empati, mens du forklarer hvorfor du skal omlægge ved at sige noget som: "Som du måske ved, omstiller jeg ikke møder, medmindre det er absolut nødvendigt, og i dette tilfælde er det." Kortfattet redegør for årsagen til din mødeudvisning.

Bekræft respekt for tiden

Deres begrundelse er uanset, at det er vigtigt at bekræfte respekten for modtagerens tid. Så undskylder for ulejligheden ved at skulle omlægge. Så følg straks dette punkt med sikkerhed for, at dit planlagte møde bliver mere produktivt (eller effektivt eller informativt). Dette punkt bør falde på forståelsesører, især hvis din modtager nogensinde har deltaget i et møde, som han eller hun betragtede som spild af tid.

Exude Graciousness

Hvis du ikke har vundet over din modtager endnu, skal du konvertere det dybe suk til et tak af taknemmelighed ved at udvide en goodwill-gestus. Tænk på, hvad der ville sætte en ekstra spøgelse i dit forretningstrin, som f.eks. At følge dit møde med en forretter og drikkebuffet. Hvis du beslutter dig for at få det taget af en velkendt restaurant, skal du sørge for at inkludere navnet og citere nogle af tilbudene for at modtage modtagerens appetit.

Luk med en blomstring

Nu hvor du er kommet i fuld cirkel ved at gøre ulejligheden til en forventet begivenhed, skal du lukke cirklen ved at skrive et nådigt lukke afsnit. Prøv: "Mange tak for din tålmodighed og fleksibilitet. Hvis der er noget andet jeg kan gøre for at gøre dit besøg mere behageligt, så tøv ikke med at lade mig vide. Ellers vil jeg glæde mig til at se dig på (den omskiftelige dato). "