Sådan arbejder du med en ekstern bestyrelse

En erfaren og ressourcestyret bestyrelse kan tilbyde din organisation værdifuld indsigt, kontakter og erfaring, men det kan være svært at oprette et bestyrelse bestående af helt lokale personer. Det er derfor almindeligt at have et eller flere bestyrelsesmedlemmer, der bor på et sted, der er fjernt for dine operationer. At vide, hvordan man arbejder med en ekstern bestyrelse kan hjælpe dig med at maksimere fordelene ved at have disse geografisk fjerntstående personer på din side.

1.

Vær opmærksom på kommunikationsudfordringer. Kommunikationsproblemer kan være en væsentlig hindring for etablering og opretholdelse af relationer med geografisk spredte bestyrelsesmedlemmer. Tone of voice, ansigtsudtryk og miljømæssige sammenhæng bidrager ofte meget til din tale, og disse faktorer vil næsten altid være fraværende i din kommunikation med eksterne bestyrelsesmedlemmer. Comical sarkasme kan for eksempel let betragtes som uhøflighed eller brashness, når de relevante nonverbale signaler ikke er til stede, som i en e-mail eller over telefonen. Vær så direkte som muligt i din kommunikation, og tøv ikke med at afklare din mening eller bede om afklaring fra andre.

2.

Brug teknologi til din fordel, og inddrage hele bestyrelsen i vigtige diskussioner. Den rigtige teknologi giver dig mulighed for at opnå mere personlig kontakt gennem brug af video-, telefon- eller webkonferencer. Involver hele bestyrelsen i konferenceopkald og virtuelle møder for at tilpasse følelsen af ​​kammeratskab, der er etableret gennem ansigt til ansigt møder.

3.

Mød ansigt til ansigt mindst én gang, og prøv at mødes løbende. Det kan være yderst gavnligt at bringe din bestyrelse til din forretningssted i mindst en uge, mindst en gang i dit samarbejdsforhold. At bruge så lidt som en uge sammen med at afholde møder, dele underholdningsoplevelser og besøge hinanden i personlige indstillinger, kan i høj grad øge letheden i at arbejde sammen, når bestyrelsen vender hjem. Hvis det overhovedet er muligt, bring dit bord sammen en gang om året, eller endda en gang om få år, for det vil hjælpe med at udvikle mere solide samarbejdsforhold blandt alle parter.

4.

Undlad at forkaste personlig kommunikation. Når du arbejder med et eksternt bestyrelsesmedlem, er det ikke sandsynligt, at personlig kommunikation vil foregå tilfældigt i hele arbejdsdagen, så du skal aktivt søge at oprette og opretholde rapport. Placer telefonopkald til det specifikke formål at kende dine bestyrelsesmedlemmer, eller forsøg at åbne og lukke hver arbejdsrelateret samtale med personlig kommunikation for at gøre bestyrelsesmedlemmer mere trygge med dig og hinanden.

5.

Hold din bestyrelse opdateret om dine operationer. Husk, at dit bestyrelse kun er afhængigt af dig for informationer relateret til din virksomhed, medarbejdere og resultaterne af bestyrelsesinitiativer. Oplysninger, der er let tilgængelige for lokale bestyrelsesmedlemmer, kan tages for givet, når de beskæftiger sig med et fjernstyret. Tilby så mange oplysninger som muligt til din bestyrelse, mens du holder en åben kommunikationslinje til alle henvendelser, uanset hvor dagligdags.

Ting, der er nødvendige

• Konference software eller service