Hvordan man skriver en medarbejderhåndbog

En medarbejderhåndbog er særlig praktisk, når du træner nye medarbejdere, gennemgår processer til forbedring, reviderer jobbeskrivelser eller udskifter medarbejdere på grund af sygdom eller omsætning. For mange organisationer vil det tage flere dage, hvis ikke uger, at afslutte på grund af antallet af involverede personer i processen og antallet af handlinger, der skal medtages i manualen, hvis man skriver en medarbejderhåndbog. En driftshåndbog adskiller sig fra en medarbejderhåndbog. En medarbejderhåndbog fokuserer på arbejdspladspolitikker og retningslinjer, mens fokus i en medarbejderhåndbog er arbejdsprocesser for jobgrupper eller afdelinger.

1.

Bestem formålet med din virksomheds brugerhåndbog. Nogle virksomheder udarbejder en manual til hele organisationen, mens andre konstruerer en medarbejderhåndbog for hver afdeling. Hvis din virksomhed har flere afdelinger og en stor medarbejderbase, er en afdelingsspecifik håndbog et bedre valg. På den anden side, hvis du har et lille firma, hvor medarbejdere ofte arbejder tværfunktionelt ud fra medarbejdernes pligter på forskellige områder af virksomheden, er det sandsynligvis mere nyttigt at bruge en virksomhedshåndbog.

2.

Få en liste over jobtitler og stillinger. Identificere medarbejdere i hvert job, der kan give input i udarbejdelsesfasen. Saml jobbeskrivelserne for hver position og sorter dem efter jobfunktion og derefter af afdeling. For eksempel kan du sortere alle de administrative support jobbeskrivelser og derefter sortere dem efter afdeling, som administrative assistenter til salg, indkøb og administrationsafdelinger.

3.

Gennemgå hver jobbeskrivelse, vælg de væsentligste funktioner i jobbet. Fremhæv de primære opgaver og beskriv de processer, der bruges til at udføre hver opgave, herunder alle de nødvendige ressourcer til hver opgaveopgave. Et eksempel på en administrativ assistentproces for udøvelsesafdelingen vil indeholde de stillinger, som de etablerede støttemodtagere støtter, f.eks. Administrerende direktør, administrerende direktør og økonomichef. De nødvendige ressourcer omfatter adgang til fortrolige filmaterialer, finansielle data og investorrelaterede materialer. Oplysningerne om eksekutivprocesser må kun medtages i eksemplarer af manualer for medarbejdere i den pågældende afdeling på grund af den konfidensielle karakter af executive-level-operationer.

4.

Planlæg individuelle møder med en medarbejder i hver stilling, som du udarbejder en manual til. Undgå simpelthen at gentage listen over opgaver, der er indeholdt i medarbejdernes jobbeskrivelser, og koncentrere i stedet for, hvordan du udfører jobopgaverne. Hvis du for eksempel skriver en medarbejderhåndbog for medarbejderafdelingen, får du input fra medarbejdere, der udfører opgaver i forbindelse med rekruttering og udvælgelse, medarbejderrelationer og kompensation og fordele. Detalje hvordan man behandler nye medarbejdere, hvilke medarbejdere der er involveret i behandling af nye medarbejdere og de materialer og dokumentation, der kræves for nye medarbejdere, såsom baggrundsundersøgelsesskemaer, lægemiddelprøveoplysninger, uniformer, identifikationsmærker, nøgler og loginoplysninger til computerudstyr.

5.

Dedikere et afsnit af medarbejderens driftsmanual til afdelingsfunktioner og de forskellige typer af interdepartmentale funktioner. Forklare afdelingsprocesser, såsom menneskelige ressourcer, salg, shipping, regnskab og andre dele af virksomheden, samt interdepartementale funktioner, som f.eks. Processen til opsigelse af en medarbejder. Ansættelseslederen for den pågældende afdeling skal kontakte menneskelige ressourcer for at sikre, at medarbejderens personalepapir er tilgængelig til revision. Ansættelseslederen og medarbejderpersonalet skal diskutere årsagen til opsigelse eller opsigelse og planlægge et opsigelsesmøde med medarbejderen ved en endelig beslutning om at suspendere eller opsige.

6.

Brug dit skøn og uafhængige dom, når du skriver og distribuerer en medarbejderhåndbog. Mens ledere og vejledere generelt skal kende processerne for deres tildelte afdelinger, vil du måske gerne fremstille en anden version af driftshåndbogen til frontlinksansatte, hvis jobfunktioner ikke kræver, at de har samme type information tilgængelig for vejleder og ledere .