Sådan giver du et godt PowerPoint til din organisation

PowerPoint modtager ros for dets evne til at aktivere folk, der ikke har uddannet som offentlige højttalere til at gøre præsentationer til publikum, men det er også forkælet som årsagen til, at så mange gode ideer undlader at nå målgrupper, der ikke kan dechiffrere dem midt i dårligt klip kunst og zippy, meningsløse animationer. I bedste fald præsenterer den overbevisende grafik, der udstiller store ideer uden behov for meget tekst, som designfirmaet Empowered Presentations gjorde i "The Convenient Truth", en prisvindende anti-rygning meddelelse. I værste fald drukner det vigtige fakta i fortællinger, som NASAs interne præsentationer gjorde i manglende advarsel af ledelsen til de kritiske konstruktionsfejl, der fik rumfærgen Columbia til at eksplodere. Når det er din tur til at lave en PowerPoint-præsentation for dit firma, planlægger at nå succes og undgå svigt i hvert trin.

1.

Ved hvad du skal formidle, før du laver din præsentation. Det er fristende at dykke ind og begynde at vælge grafik, bygge dias eller vælge farver, så snart du får opgaven til stede. For at opnå de bedste resultater, præciser beskeden og hvad der står på spil for at få det på tværs. En præsentation til en potentiel kunde kræver en anden tilgang end en intern tale med afdelingschefer.

2.

Anvend et konsistent visuelt tema i hele din præsentation. Undgå at bruge flere skrifttyper eller gøre hvert lysbillede helt anderledes end det næste. Vælg et tema fra PowerPoint-galleriet og brug eller tilpass det eller udvikle dit eget, der afspejler din virksomheds identitet.

3.

Begræns tekst. Slides behøver ikke at bestå af en overskrift og en håndfuld kugler. Din besked går tabt, når den er præsenteret uden visuelle at provokere tanke. Brug en simpel, overbevisende visuel til at give baggrunden for din fortælling.

4.

Brug en tekststørrelse, som folkene i den bageste række kan læse. Test din præsentation under betingelser så tæt på dem, som du vil præsentere som du kan oprette. Sæt så langt væk fra projektionsskærmen eller skærmen, som dit publikum kan sidde, og vurder læsbarheden af ​​dit indhold. Forstør din tekst, indtil det er klart, og vurder dit indhold for at se, om du kan reducere sin afhængighed af verbiage.

5.

Vedligehold læsbar farvekontrast mellem din tekst og din baggrund. Hold behovene hos folk med farveopfattelsesproblemer i tankerne, når du vælger farveordninger. Undgå at placere farve modsætninger oven på hinanden. Ikke kun ser rød tekst på en grøn baggrund ud som om den vibrerer, men resultatet kan være ulæseligt for nogen, der er farveblind.

6.

Vælg grafik med omhu. Undgå clip art, du har brugt før, eller billeder, der rammer dig som trite eller klæbrig. Kig efter effektive, effektive fotografier med god kvalitet, med billigt licensfri licens eller brugervilkår for open source.

7.

Brug animation klogt og sparsomt. Hvis hvert lysbillede swoops, zoomer, flipper og flyver, kan dit publikum blive slået ned mellem svimmelhed og latter. Spørg dig selv, hvorfor du har brug for en bestemt animation, og hvis dit eneste svar er "fordi det er på listen over programmuligheder", tag det ud.

8.

Læs ikke bare dine dias til dit publikum og kalder det en præsentation. Det er mere sandsynligt, at de sætter dem i søvn, end at engagere sig. Faktisk, hvis alle dine dias består af tekst, vil din præsentation ikke involvere dit publikum nok til at gøre sit punkt.

9.

Hold dine oplysninger relevante for dit publikum på emne og på sprog. Forklar ikke tekniske termer til folk, der bruger dem hver dag eller slynge jargon til et publikum, der ikke ved hvad du taler om.

10.

Engagere dit publikum ikke bare foredrag på dem. Byg ind i muligheder for at stille spørgsmål, der kræver engagement og vise dit publikum, at de punkter, du laver, vedrører deres behov.

11.

Øv din præsentation, især hvis du bruger tidsbegrænsede hændelser i den. Praksis foran et test publikum, der ikke kender dit emne. Spørg dem spørgsmål designet til at finde ud af, hvor klart du har lavet dine point og hvor du kan forbedre din fortælling.

12.

Sørg for, at dit udstyr virker. Hvis du præsenterer i dine egne kontorer, skal du konfigurere dit computer og projektionsudstyr i god tid og teste alle aspekter af det, fra operativsystem og software til projektorlampe. Hvis du præsenterer på vejen, skal du planlægge for problemer, så du bliver ikke fanget af dem, hvis de opstår. Medbring ekstra kabler, en ekstra kopi af din PowerPoint-fil på et drev, og endda en ekstra bærbar computer, hvis det er muligt.

13.

Forbered et separat uddrag, hvis du bruger en, ikke kun en udskrift af dine dias. Hvad der virker på skærmen, giver ikke nødvendigvis en ordentlig opsummering af din snak, især hvis du bruger dias med grafik, der rammer en del af din besked uden ledsagende tekst. Udskyd ikke din trykte dokumentation, før du har lavet din tonehøjde, eller du vil forkæle din chance for at få indflydelse - og alle vil læse i stedet for at være opmærksom på dig.

Tips

• Hvis du skal undskylde et dias, der indeholder oplysninger, der er for små til at læse, skal du finde en anden måde at præsentere indholdet på. For at indarbejde et stort flowdiagram eller grafik, zoom ind på successive afsnit af det fra top til bund.
• Spørg dig selv, om du inkorporerer for meget baggrundsinformation, som din målgruppe allerede ved. Et indledende øjeblik præsenterer kontekst, mens en langvarig regurgitation af det åbenlyse fremmer uopmærksomheden.
• I stedet for en tekstfortælling af et punkt om et websted eller produktdesign, skal du vise webstedet eller funktionen og tale om det, mens du viser dit visuelle.

Advarsel

• Hvis du præsenterer på en klientplacering, konventionsmødestue eller andet websted, som du ikke kontrollerer, må du aldrig antage, at det udstyr eller opsætningen du er lovet, vil materialisere. Tjek webstedet på forhånd, eller anmode om et foto, der viser lokalerne, hvis det er et konferencelokale.