Retningslinjerne for udarbejdelse af et interoffice memorandum

Et memorandum er et dokument, der adresserer bestemte personer inden for organisationen med det formål at optage en aftale, levere oplysninger eller muliggøre en eller anden form for handling. Memorandum eller interoffice memo har til formål at informere læseren - ikke at overtale. Brevity er vigtig, når du skriver notatet, fordi beslutningstagere skal assimilere indholdet hurtigt og kan bruge notatet som reference længe efter det er skrevet.

Kend din målgruppe

Når du forbereder dig til at skrive dit notat, er det vigtigt, at du kender dit publikum. For at kende dit publikum spørg dig selv nogle spørgsmål. Hvem er de? Er notatet til at blive læst af beslutningstagere eller en leder? Start med at skrive notatet ved at spørge dig selv, hvad læseren skal vide. Overvej læsernes position og ansvar - for eksempel kan en advokat bruge oplysningerne til at forberede sig på en retssag. Bestem, hvor meget information læseren har brug for, før han kan træffe en god beslutning.

Sætningsstruktur

Din sætningsstruktur skal fokusere på enkelhed. Undgå meget jargong og tekniske vilkår. Skriv med klarhed ved at vælge det rigtige ord, og undgå komplekse ord. Brug en omrids for at holde dig organiseret og fokuseret på hvad du vil sige næste.

Dele af memorandum

Overskriften består af fire stykker: Navn på den person, som notatet er rettet til, navnet på forfatteren, emnet for meddelelsen og den afsendte dato. Overskriften er normalt mærket "Til", "Fra", "Emne" og "Dato". Den næste del af notatet er kroppen. Et "spørgsmål præsenteret" afsnit angiver, hvad notatet drejer sig om. Det beskriver også fakta og formål med projektet, eller hvad du mener er afgørende - for eksempel rejseudgifter uden for staten. Et "kort svar" afsnit angiver, hvad din forudsigelse er. Det kan svare på et spørgsmål, opsummere eller give en anbefaling. Anfør de faktiske omstændigheder. "Diskussionen" er det største afsnit og slutter notatet. Her går du i detaljer for at bevise, hvad du har skrevet i "kort svar" afsnit. Hvis din diskussion er kompleks og analyserer flere problemer, skal du bryde stykket ned i underpositioner.

Korrekturlæst

Du bør revidere notatet. Læs notatet til typografier, og sørg for, at du ikke har stavet fejl. Inden du udskriver eller sender notatet i en e-mail, skal du kontrollere din sætningsstruktur og læse den omhyggeligt. Undgå forlegenhed for stavefejlens navn forkert eller send det til den forkerte adresse.