GAAP regler for småkassefonde

Federal Accounting Standards Board udvikler de generelt accepterede regnskabsprincipper, eller GAAP, som accepteres og anvendes universelt af certificerede revisorer. Virksomheder bruger GAAP reglerne for at sikre konsekvent praksis og etiske standarder for regnskabsaflæggelse. Virksomheder etablerer småkapitalfonde til dækning af små, uventede forretningsomkostninger, der afvikles i normal drift. Regnskabsreglerne for GAAP omfatter procedurer for registrering af transaktioner, sporing af udbetalinger og forebyggelse af misbrug af fonden.

Beliggenhed og udpeget personale

GAAP-reglerne anbefaler, at småkassefonde opbevares på et lukket sted, f.eks. En kasse eller en skuffe, med dokumentation for transaktioner. Virksomheder bør udpege en depotfører af småfinansieringsfonden og udpege en anden person til at godkende eller godkende udbetaling af midlerne. Reglerne anbefaler en tredje person, der er udpeget til at udføre regnskabsfunktionerne, som f.eks. Afstemning af småkasser og andre konti i slutningen af ​​måneden. Meget små virksomheder kan bruge andre interne kontroller til overvågning af småkasseforbrug, såsom overraskelsesrevisioner af midlerne og kontoen.

Fondbeløb og tilladte anvendelser

Ledelsen fastlægger det beløb, der opbevares i likvide midler, baseret på, hvor meget virksomheden har brug for i en måned. Beløbet er til enhver tid repræsenteret med kontantbeløbet i fonden eller ved en kombination af kontanter og kvitteringer for udbetalinger. Ledelsen fastlægger de tilladte anvendelser for småkassefonde, som f.eks. Små kontante køb under et vist beløb, udskiftningskontorartikler, porto, leverings- og forsendelsesgebyrer og drikkepenge.

Kontoen og midlerne

Efter at have oprettet en generel hovedbogskonto for småkasser, skriver virksomheden en check til depotbeviset for småbeholdningsfondens størrelse. Oprettelse af en separat kontanter konto gør det muligt for virksomheden at forene kontanter med mindre kontanter. Depotbanken kasserer checken og placerer kontanterne i den låste placering for småkapitalfonde. Fondforvalteren sender en anmodningsformular til genopfyldning af småkassefonde. Ansøgningsskemaet er fremlagt med bevis for, at de resterende penge i fonden, dokumentationen af ​​udbetalinger og det ønskede genopfyldningsbeløb er lig med det samlede beløb, der er fastsat for Small Cash Fund.

Udbetalinger

Forvaltere sikrer, at indtægter opnås for alle udbetalinger. Brug af en logfil hjælper med at spore udbetalinger og giver oplysninger til optagelse af transaktioner og afstemning af konti. Nummererede kuponer, der indeholder medarbejdernavn, dato, formål for anmodningen og udgiftstypen, giver den nødvendige information og sporingsmekanisme. Medarbejderen returnerer kuponet til depotmanden med fakturaer, kvitteringer og anden dokumentation.

Optagelse Transaktioner

Kontoen, der er opskrevet til depotforvalteren for mindre penge, registreres i kontante udbetalingsjournal som en debitering til små penge og en kredit til kontanter. Petty cash udbetalinger registreres i de relevante udgiftsregnskaber i løbet af måneden. Genopfyld småfinansieringsmidler før afslutningen af ​​selskabets årsregnskaber for måneden, således at kontante beløb i likviditetsfonden svarer til den balance, der er registreret for småkontantkontoen. Den almindelige hovedbogskonto regnes som et løbende aktiv på selskabets balance.