Federal Labor Laws om rejsetid og udgifter

Fair Labor Standards Act (FSLA) er grundlaget for føderale løn- og arbejdstidsregler, som håndhæves af Department of Labor. Hvorvidt rejsetid betragtes som arbejdstid er et spørgsmål, der gælder for medarbejdere, der betales pr. Time, almindeligvis betegnet som ikke-bestyrede medarbejdere, og som er beskyttet af FSLAs mindsteløn og overarbejde lønregler. Med hensyn til refusion af rejseudgifter kræver forbundslovgivningen ikke arbejdsgivere at refundere medarbejdere til rejseudgifter, men arbejdsgiverne gør generelt det.

Pendling vs. Arbejdstid

FSLA-regler kræver, at en ikke-eksplicit medarbejder betales for at rejse i løbet af arbejdstiden, men ikke for tidspendling til og fra arbejde. Men hvis rejsen er påkrævet før eller efter sædvanlig arbejdstid, kan en del af den tid, der rejser til kontoret, kompenseres som arbejdstid. Hvis du for eksempel har brug for en medarbejder til at rejse til et andet sted på vej til arbejde for at udføre en opgave, såsom at købe kontorartikler, fra det tidspunkt, hvor medarbejderen ankommer til kontorforretningen, indtil han rejser til kontoret, er kompensabel arbejdstid .

Out-of-Town og Overnatningsture

Når ikke-bestyrede medarbejdere rejser ud af byen eller over natten til arbejde, er en del af rejsetiden sædvanligvis kompensabel som arbejdstid. Hvis din medarbejder skal rejse til en lufthavn for en flyvning, behandles rejsetiden fra hjem til lufthavn som pendlingstid; Den tid, der bruges i lufthavnen og rejser til forretningsstedet, er imidlertid kompenserbar arbejdstid. Det samme gælder, når medarbejderen rejser tilbage. I situationer hvor flyvetidstider kræver, at medarbejderen skal rejse før og efter sædvanlig arbejdstid, har hun ret til at betale for hele rejsetid mellem lufthavne og kan have ret til overarbejde, afhængigt af det samlede antal kompensable rejsetidstimer.

Refusion for rejseudgifter

FSLA har ingen regler vedrørende arbejdsgiverens forpligtelse til at refundere en medarbejder til forretningsrelaterede rejseudgifter. Ingen føderal lov kræver refusion. Men fordi IRS-regler gør det muligt for arbejdsgiverne at træffe skattefradrag for legitime rejseudgifter til personale, er det fornuftigt for arbejdsgiverne at refundere medarbejdere til rejseudgifter.

De vigtige spørgsmål på dette område har tendens til at fokusere på, om rejseudgifterne har et erhvervsmæssigt formål, og at udgifterne er tilstrækkeligt dokumenterede. For eksempel kræver IRS-regler, at alle fradrag for forretningsrejseudgifter over $ 75 sikkerhedskopieres af en kvittering. IRS har også alternative regler, der giver arbejdsgiverne mulighed for at anvende en per-rate-plan for rejseudgifter.

Andre overvejelser

Mange stater har arbejdsmarkedslovgivning, der giver medarbejderne større rettigheder end føderal arbejdsret. Hvis din virksomhed er placeret i en af ​​disse stater, skal du følge de statslige arbejdslove.

For eksempel, selv om forbundslovgivningen ikke kræver refusion for medarbejdernes rejseudgifter, har Californien loven et sådant krav. California Labour Code Section 2802 mandater at arbejdsgivere skadesløse medarbejdere for alle nødvendige udgifter og tab, der er arbejdsrelaterede. Afsnit 13700 til 13706 i California Code of Regulations indeholder en detaljeret liste over de udgifter, der er omfattet af loven, samt bestemmelser om registrering af udgifter og den måde, hvorpå tilbagebetaling skal foretages.