Funktioner af et lønsystem

Fordi lønningslisten er så kompleks, kan det tage timer væk fra din kerneforretning og føre til dyre fejl, mange småfirmaer stole på deres revisorer, automatiserede software systemer eller tredjeparts entreprenører til at tage sig af det. Uanset hvilken tjeneste du vælger, kan og bør funktionerne tilpasses efter behovene i din virksomhed. De mest effektive lønningssystemer giver fordele med hensyn til tid, omkostninger, nøjagtighed og organisation.

Nøjagtighed

Dit lønningssystem skal kunne rumme dine medarbejdere og deres forskellige arbejdstider. Når et godt system er på plads, vil du have en præcis registrering af arbejdstiden for dine medarbejdere. Et automatiseret system minimerer muligheden for menneskelig fejl, da den eneste virkelige faktor er, om medarbejderne husker at klokke ind og ud. En interne revisor eller bogholder kan dog nemt foretage korrektioner, når medarbejderne glemmer at uret til frokost eller når dit ur urbryder. Lønningssystemet fungerer som en neutral tredjepart, der præcist registrerer arbejdstiden, når du outsourcer dine lønfunktioner.

Fradrag

Lønningssystemer registrerer ikke blot arbejdstimer og løn. De skal opstilles til mere komplekse operationer, som fradrag for skatte- og ydelsesformål. Mellem statslige og føderale afgifter, Medicare og Social sikring, plus hvilken ydelsesplan hver medarbejder bidrager til, kræves en betydelig mængde beregninger. De fleste lønsystemer kan tilpasses for at imødekomme dine skatte- og ydelsesbehov og kan tilpasses yderligere for de enkelte medarbejders særlige forhold. Indenlandske lønmodtagere og eksterne entreprenører skal være grundigt kendskab til hvilke fradrag der kræves i henhold til loven. Uanset hvilket lønningssystem du bruger, er du dog i sidste ende ansvarlig for den nøjagtige indberetning og betaling af lønningsafgifter.

Journalføring

Et andet træk ved et lønsystem er, at det kan bruges til at holde detaljerede og nøjagtige poster. Disse poster kan gemmes i en hoveddatabase på webstedet, online eller i en ekstern rekordfacilitet. Optagelse kan hjælpe dig med at overvåge tendenser som hvor meget overarbejde du betaler, og hvor mange medarbejdere der deltager i din pensionsplaner. Records sikrer også, at du overholder alle relevante love og kan forberede dig til en revision eller anden form for undersøgelse af din virksomhed, når du opretter dit system for at overvåge disse aktiviteter. Et lønningssystem, der præcist lagrer timer, gør det endelige udbytte af skat af slutningen af ​​året ligeledes.

Strømlining

Et automatiseret lønsystem kan hjælpe med at eliminere travlt arbejde ved at strømline hele processen med planlægning, registrering og betaling. Medarbejdere kan få adgang til deres optegnelser, udskrive paystubs og i nogle tilfælde indgive anmodninger om fratrædelse gennem et automatiseret lønsystem. Effektive lønsystemer af enhver art kan standardiseres og strømlinet med forudgående retninger. Du kan lede tredjepartsadministratorer, automatiserede systemer og interne bookkeepers til at deponere indtjening direkte på medarbejdernes bankkonti, hvilket eliminerer behovet for at skrive personlige checks. Du kan automatisere systemer til at advare dig, når medarbejdere går i overarbejde, eller når medarbejdere overfører en bestemt mængde afdelt time-out, hvilken procentdel af 401 (k) matchende betalinger, du giver tilladelse til, og hvor meget du skal betale for sundhedsydelser.