Eksempler på kommunikationsproblemer på arbejdspladsen

Kommunikationsproblemer på arbejdspladsen kan have en negativ indvirkning på moral, produktivitet og interdepartementelle arbejdsforhold. Når de ikke er markeret, kan de igangværende kommunikationsproblemer potentielt skære i overskud, øge omsætningen og føre til fejl, der påvirker virksomhedens offentlige image negativt. At genkende og håndtere fælles problemer kan glatte over problemer, før de kommer ud af hånden. Hold øje med fælles arbejdspladskommunikationsproblemer og løse dem hurtigt.

Manglende kommunikation fuldt ud

På en arbejdsplads domineret af hurtige svar via tekst og email, kan detaljer gå tabt, overset eller misforstået. At svare på "ja" til en række spørgsmål i en email er ikke klart. At svare på "OK", når du bliver spurgt, om du kan gennemgå et dokument, tager ikke stilling til, hvor dokumentet ligger, hvilken type anmeldelse der anmodes om, eller når redigeringer skal returneres.

Løsning: Gør e-mail-forespørgsler klare og detaljerede og gør svarene komplette og omfattende. Før du trykker på Send, spørg dig selv:

• Svarede jeg hvert spørgsmål fuldt ud?

• Vil modtageren have nogle udestående spørgsmål efter at have læst min email?

Forudsat nogen anden har bolden

Når du er en del af en gruppe brainstorming session, en gruppe email eller et gruppeprojekt, er der altid potentiale til at antage, at en anden har en opgave omfattet. Når alle antager, at en anden handler ting, falder bolden uundgåeligt, hvilket fører til fingerpeging, skyld og savnet deadlines.

Løsning: I enhver gruppedynamik skal der være en punktperson til at indstille og afklare roller i afslutningen af ​​diskussionen eller debatten. En gruppe e-mail, der præciserer, hvem der gør hvad og hvornår strømlinjeformer gruppens initiativer.

Manglende selvredigering

Selvredigering er en god forretningsteknik til at lære både skriftligt og verbalt. Manglende overvejelse om, hvad du skal skrive eller sige, kan føre til en sammenbrud i kommunikationen, enten fordi du ikke fuldt ud artikulerer dine tanker eller fordi du reagerer uden at tænke, hvilket fører til onde følelser og misforståelser.

Løsning: Inden du trykker på Send, skal du kontrollere indhold, stavning, grammatik og gyldighed. Kontroller derefter din tone for at sikre, at modtageren ikke kan misforstå dine ord. Når du taler i et opvarmet miljø, skal du vælge dine ord omhyggeligt og køre dem gennem dit mentale filter mindst én gang før du siger dem højt.

At være uforberedt

Hvis du er forsinket til et møde eller nærmer dig en frist, og du er uforberedt, kan du blive fristet til at vinge den. Når du er uforberedt, kan fejl, misforståelser og endog misdirection af et projekt eller en opgave forekomme.

Løsning : Vær organiseret og forberedt. Hvis du ikke er det, er det bedre at indrømme, at du har brug for mere tid end at kaste en ide imod muren og håber det stikker.

Brug af det forkerte kommunikationsværktøj

Der er tidspunkter, hvor en e-mail er passende og andre gange, når et telefonopkald eller et personligt møde er mere egnet. Manglende vurdering af situationen og valg af det forkerte værktøj kan føre til en sammenbrud i kommunikationen og skabe forvirring, misforståelse og onde følelser.

Løsning: Hvis du udveksler ufølsom information hver dag, er e-mail fint. Hvis du forsøger at fjerne en klæbrig situation med misinformation, muliggør et telefonopkald eller en Skype-session en mere effektiv frem og tilbageveksling. Hvis du leverer dårlige nyheder eller har en seriøs eller stridsspørgsmål, er en personlig tilgang det bedste valg. Det giver dig mulighed for at læse kropssprog, måle temperament og foretage personlig kontakt.

Oversharing

Nogle gange oversætter vi når vi taler, før vi tænker. Andre gange sladrer vi og udveksler upassende information. Sommetider kan sløvhed resultere i oversharing eller frigivelse af personlige eller følsomme oplysninger. Tænk på et scenario, hvor du ved et uheld slår "svar på alle" eller "fremad" i en e-mail-samtale, hvor du og en kollega taler i nedsættende vilkår om en kunde.

Løsning: Fremhæv behovet for fortrolighed på arbejdspladsen, hold følsomme møder bag lukkede døre, afstå fra at lægge meget fortrolige eller følsomme oplysninger i e-mail og stoppe sladder i sporene.

Strømlinet og effektiv kommunikation starter fra toppen ned. Hvis du ikke allerede har en bedste praksis kommunikationspolitik på plads, skal du oprette en og bruge den til orientering og medarbejderuddannelsesbegivenheder. Overvej også, at nogle gange et problem, der fremgår som følge af dårlig kommunikation, kan være ineffektive forretningspraksis, dårlig organisation eller manglende tidskrævende færdigheder. Før du beskylder kommunikationsproblemer, skal du vurdere de andre årsager til en sammenbrud i effektive operationer.