Hvilke der skal bruges: Excel eller adgang til en finansiel rapport?

Microsoft Excel og Microsoft Access både butiksdata bruges til at skrive en finansiel rapport. Men Excel har flere indbyggede muligheder for hurtigt at generere en rapport fra en lille mængde finansielle data. Adgang er bedre egnet, når meget store mængder data skal kombineres for at skabe en kompleks rapport.

Flad og Relational Databaser

Excel er regnearksoftware og Access er databaseprogram, men begge kan bruges til at gemme data på samme måde. En "flad" database gemmer et enkelt bord med datafelter i hver post; disse er funktionelt identiske med kolonnerne af data og rækker i et regneark. En "relationel" database forbinder flere datablade sammen ved hjælp af oplysninger i den første tabel for at samle oplysninger fra andre tabeller, som f.eks. Salg af alle butikker i et bestemt område. Relationsdatabaser ligner Excel-workbooks, der indeholder flere ark, men er generelt mere fleksible og kraftfulde.

Valg af en struktur

Fladdatabaser og enkeltarks arbejdsbøger er den mest almindelige form for struktur i Access og Excel, fordi de fleste projekter ikke har tilstrækkelige data eller kompleksitet til at kræve en relationsdatabase eller flersidet struktur. Men når din virksomhed skal kombinere store mængder data, er en relationsdatabase mere effektiv. Når en finansiel rapport viser data summeret og gennemsnittet på flere måder - for eksempel opdelinger efter region og salgstype - eller når rapporten skal samle data fra flere kilder, gør en relationsdatabase processen nemmere, når den er korrekt konfigureret. Mens Excel tillader relational database funktionalitet, giver Access mere kraftfulde og automatiske metoder til at arbejde med den struktur.

Skabeloner

Excel og Access begge indeholder forudindstillede layouter og database strukturer til fælles forretningsbehov. Efter at have overvejet, om du har brug for en flad eller relationel database, skal du gennemgå de medfølgende skabeloner og databaser for at se, om nogen af ​​disse matcher kravene til, hvad du skal gemme og rapportere dine data. Demonstrationen af, hvad der er inkluderet i hver struktur, giver dig oplysninger om, om dine datakrav er bedre egnet til at blive gemt i Excel eller Access.

Valg af software

Både Access og Excel er yderst komplekse applikationer, som kan tage mange års studier, så det er helt muligt at mastere, men Excel har en brugervenlig start, fordi grundlæggende regnearkfærdigheder er nok til at komme i gang med programmet. Hvis du stadigvæk er usikker på, hvilken applikation der passer bedre til dine behov, skal du starte med en Excel-skabelon og se, om det fungerer godt med dine rådata. Hvis du opdager, at du ofte opretter nye ark eller skal oprette komplekse beregninger, skift til en Access-database og importer de ark, du allerede har oprettet i Excel. Adgang kræver normalt mere arbejde med at designe layoutet af det endelige produkt, men sparer arbejde, når der oprettes de formler, der producerer rapporten.