Hvad er en W-9 for en virksomhed?

Virksomheder, der ansætter uafhængige entreprenører, har pligt til at indberette løn til IRS på en 1099-formular. Forud for indgivelsen af ​​1099 skal virksomheden imidlertid anmode om, at entreprenøren giver sit skattepligtige identifikationsnummer (TIN) på W-9-blanketten. For amerikanske borgere og virksomheder er en TIN enten et socialt sikkerhedsnummer (SSN) eller arbejdsgiver identifikationsnummer (EIN).

Entreprenør W-9 Forms

Når du ansætter en entreprenør, uanset om det er en virksomhed eller en person, skal du indsamle en W-9-formular fra hver enkelt af dem. Entreprenører kan omfatte enmanshavere, aktieselskaber, selskaber, partnerskaber, trusts og ejendomme. Ved udgangen af ​​hvert skatteår skal du rapportere de samlede betalinger, du foretager til hver entreprenør, der er $ 600 eller mere til IRS på en 1099-formular ved hjælp af oplysningerne fra W-9.

TIN Matching

En af hovedårsagerne til IRS kræver, at din virksomhed skal få en W-9 fra entreprenører forud for forberedelsen af ​​1099, så du kan udføre TIN-matchning. Dette giver dig mulighed for at verificere, at de oplysninger, du modtager på en W-9, svarer til, hvad IRS har på filen for den enkelte eller virksomhed. Da entreprenører normalt ikke er skattepligtige, tillader det IRS at spore betalingerne tilbage til hver skatteyder, hvis det aldrig modtager en indkomstskat. Uden TIN-matchning kan en entreprenør med vilje give unøjagtige oplysninger om et W-9 med henblik på at unddrage skatter.

Udenlandske betalere

Udenlandske personer og virksomheder, der ikke bor i USA, må ikke indsende en W-9-formular. I stedet kræver IRS dig at få en W-8 formular fra hver enkelt udenlandsk person eller virksomhed. Men i tilfælde af udenlandske udlændinge, der er hjemmehørende i USA, kræver IRS disse personer til at indsende en W-9. Da mange hjemmehørende udlændinge ikke er berettiget til en SSN, skal de ansøge om et individuelt skattepligtigt identifikationsnummer (ITIN) inden udfyldning af W-9-blanketten.

W-9 Form Information

W-9-formularen er en side i længden og kræver kun rapportering af nogle få vigtige oplysninger. Betalingshaverne skal angive deres fulde navn eller navnet på deres virksomhed, hvis ikke en enesindehaver. Den skal også indeholde betalingsmodtagerens adresse og den relevante TIN. Den sidste del af formularen kræver en underskrift for at bekræfte, at modtageren ikke er underlagt backuphold, at TIN er korrekt, og at han er amerikansk statsborger eller hjemmehørende, en forretningsenhed organiseret i henhold til amerikansk lovgivning eller en bolig eller tillid.

Sikkerhedskopiering

Selvom de fleste betalinger, som din virksomhed gør til enkeltpersoner og virksomheder, der forbereder et W-9, ikke er underlagt tilbageholdenhed, kan IRS underkaste betalingsmodtageren backup af tilbageholdenhed. Sikkerhedskopiering er lig med 28 procent af hver betaling, du foretager, men gælder kun, når den TIN, som betalingsmodtageren giver, er ukorrekt.